仓储单据管理办法.doc

仓储单据管理办法 实施时间 文件编号 编 制 修改次数 审 核 总 页 数 审 批 版 本 号 文件管理部门 文件使用部门 应知人员 应会人员 目的 规范仓储单据管理及使用流程，完善仓储单据内部管理体系，防范运作风险。 适用范围 本办法适用于公司所有服务平台仓储类单据日常管理。 职责 仓管员负责仓储单据使用、传递过程中的管理，确保单据完好、整洁，并及时传递给单据员； 核算员负责接客户订单的接收、内部订单转化、传递、整理、装订、存档及空白订单管理，对客户订单、内部订单的完好性负责； 平台财务负责人负责检查、审核本平台仓储单据管理的执行情况，对本平台单据的完整性、规范性负责； 仓库主管负责对仓库仓储单据和存卡的监管，并落实整改要求； 大区仓储职能线对所管辖平台仓储单据管理情况进行检查与监控，月度对平台仓储单据管理执行情况输出检查管理通报； 运作管理部负责监督大区仓储职能线对单据管理的执行情况，对违规情况给予考核评估。 大区行政职能线负责仓储单据的统一采购、印刷与发放； 安全与风险管理部对各岗位与部门职责履行情况进行检查，对违规情况给予考核评估。 仓储单据分类 公司仓储单据：公司制定适用于仓储业务的通用单据，包含出入库通知单、暂存单、小票、存卡、盘点表、其它运营管理部门特许单据等； 客户仓储单据：指客户标准订单或服务策划方案中注明的有效单据，用以换取公司仓储单据的凭证。 主要内容 空白单据管理要求： 平台空白单据由单据员负责管理，分类别建立正规的收发存明细台帐，存放地要保持干燥卫生安全、垛码整齐、美观,按库存产品的要求执行。 申领计划制定：单据员根据空白单据库存数量及使用进度，编制季度单据需求计划，由平台财务负责人审核后交大区行政职能线统一采购，统一领用（存卡、暂存单、五联单、合同单）； 出入库单据管理 5.2.1单据样单的管理 5.2.1.1物流服务顾问负责在业务运作启动一周内与客户确定客户单据的有效印签及样式，并上传系统，途径：合同管理—仓储合同管理—仓储单证印鉴； 5.2.1.2平台财务负责人保证仓库单据使用人有一个有效印章、签名样式的样单，能有效辨认仓储单据的有效性、规范性； 5.2.1.3平台在制定与客户相关的双方单据样单、流程时需要与客户协商，物流服务顾问负责给予支持、协助；（原5.2.7） 5.2.1.4平台财务负责人保证每一个单据使用人掌握单据使用方法与流程，并定期检查并核实执行情况； 5.2.1.5平台核算员、仓管员出现人员变动，应对接任单据员、仓管员进行单据管理、印章、签名及合格样单进行相关培训； 5.2.1.6大区仓储职能线和平台财务负责人保证单据的使用及流程都有文件或协议规定，确保规定满足客户服务策划方案或合同要求； 5.2.2 仓库单据流转及签单规范（参考附件：安得出入库调账单签收规范指引） 5.2.2.1安的出入库通知单各联对应说明 联数 用途 责任人 第一联 账务处理 单据员 第二联 仓库留存 仓管员 第三联 装卸作业联 装卸 第四联 司机出门 司机、保安 第五联 存根联 单据员 5.2.2.2单据员审核客户出入库订单无误后（具体审核方式见《出入库管理办法》），根据客户出入库订单，系统换单打印出安得出入库通知单。核对两份单据确认信息一致后签单。签单后，留存第五联，作为核算存根联。将剩余四联交于仓管员安排收发作业。 5.2.2.3仓管员与送货司机货物清点交接完毕后签单（如安得出入库通知到单为多页，只在最后一页签字即可 ）。签单后，将第四联交于送货司机，作为出门联使用。 5.2.2.4仓管员将第三联交于装卸工，作为装卸结算联。 5.2.2.5仓管员留存第二联作为仓库对账联，将第一联返回单据员处，进行账务处理； 5.2.2.6单据员将客户出入库订单与安得出入库通知单一一对应（安得出入库通知单在上，客户出入库订单在下，左上角对齐）作为一组。当天作业完毕后，按业务类别系统装订单据，妥善保管。 5.2.2.7单据员打印出安得出入库通知单，在指引附件1、2标记1位置签名，并在签名上加盖安得物流收发货专用章。 5.2.2.8如果是2次打印，在指引附件2标记2位置备注清楚2次打印的原因。（入库调整单同理操作）二次打印核算员必须将一次打印的单据销毁，严禁二次或多次打印单据同时流转； 5.2.2.9如果是运输方提货人员提货，则单据员在核对清楚提货人员身份后，在上指引附件2标记3位置写清楚提货人员的身份证号、联系方式和姓名，标记4位置空出 5.2.2.10如果是司机直接提货，则单据员在核对清楚司机身份后，在指引附件2位置写清楚司机姓名、车牌号，标记3位置空出。 5.2.2.11仓管员在接到运输方提货人员（或司机）带来的安得出入库通知单后，据以作业。每