关于经销商发货退货的管理办法.doc

关于经销商发货退货的管理办法 一、目的 通过此办法的实施，规范发货及退货流程，提高发货退货处理能力，确保工作效率。 二、适用范围 本办法适用于公司各类产品发货退货的处理。 三、职责 3.1各办事处、分公司内勤负责录入经销商提供的订货单。 3.2销售部销售支持人员根据经销商协议进行合同的初级审核。 3.3销售部副经理负责合同的最终审核。 3.4储运部负责发货审核、发货执行。 3.5各办事处、分公司负责初审退货申请表。 3.6销售部经理负责退货申请的最终审批。 3.7退货管理专员负责与储运部、品保部确认退货数量并录入，及时将相关信息反馈给经销商，督促经销商开具返销发票直至帐务处理完毕。 四、发货流程及要求 4.1经销商需严格按要求填写《杭州鸿雁电器公司产品订货单》（代码、产品型号必须完整填写），传真至分公司或办事处，如遇特殊情况可先电话通知，但事后必须补发订货单传真，否则公司相关部门则不予办理。 4.2各分公司、办事处将经销商的订单，通过公司统一装配的管理软件进行相关处理，并将订单处理的相关情况（包括发货情况、缺货情况）及时电告经销商，经销商可以通过分公司、办事处查询公司产品库存情况、价格情况、新产品动态等信息。 4.3公司将根据各经销商的信用额度、产品折扣、产品运输方式等情况，进行合同审核，安排发货。公司同时将缺货产品的供货信息及时反馈给分公司、办事处，由分公司，办事处直接通知经销商。 4.4公司将严格依据与各经销商签订的《杭州鸿雁电器公司经销协议书》中第三章第五条中所确定的信用额度进行信用额度管理，超过信用额度的要货，一律实行款到发货。如经销商确实因实际情况需延期付款的，须规范填写《鸿雁电器工程延期付款申请表》，同时必须提交已签署生效的工程合同，否则将不予以批准。申报的程序为：经销商将《申请表》传真至办事处，由办事处主任签署意见后，传真至公司，销售部经理审批后方可执行。 五、发货流程图 公司发货流程图 ④ ① ③ ② ①订货单 ②输入电脑的电子订单 ③审核结果 ④货物 六、退货流程及要求 6.1经销商因非质量原因引起的积压、滞销产品，可以提出退货申请，但退货金额必须控制在经销协议签订的退货率范围内，比例为上一年度销售金额的1.5%，但下列三种情况不在该比例范围内：A、因质量原因引起的退货；B、公司强制召回的产品；C、因公司发货错误引起的退货；D、经销商因经营不善造成破产、倒闭、转产所引起的退货。 6.2经销商需严格按要求填写《鸿雁产品退货申请表》、《鸿雁产品退货清单》，有拼箱的必须按箱内产品，附数量、品种清单，并在箱外编号。6.3《退货申请表》需由办事处主任审批后，交由销售部经理审批，业务员必须到经销商仓库或店面现场，参与货物清点及装箱工作，并在退货清单上签字确认后，方可退货。 6.4货到公司后，由专人负责清点，退货数量以公司清点数量为准。 6.5退货产品价格计算 6.5.1正常情况以退货时该产品现行的价格和扣率计算。 6.5.2公司原则上不接受促销期间所售货物的退货（质量问题除外）。如确实存在特殊情况经销商要求退货，且退货金额在年销售收入的1.5％之内，公司将按供货价格的90％结算，如超出正常比例，一律按进价的80％结算。 6.5.3对于定做产品的退货，公司按照实际供货价格的80%结算算。 6.5.4对于超出正常比例的退货，一律按进价的80%结算。 6.6.退货期限 6.6.1 A类退货必须在查实责任后一个月内办理退货手续，不得拖至年终给公司造成阶段性退货压力。 6.6.2 B类退货必须在公司通知的期限内办理退货手续，逾期公司退货管理职能部门有权拒办。 6.7退货帐务处理 6.7.1经销商按公司确认的退货清单至所在地税务局开具税务证明（折让证明），公司开具增值税红字发票。 6.7.2对不能办理退货证明的业务，经销商须向公司开具增值税的返销发票。 6.7.3不具备开增值税发票资格的小规模纳税人，应开具普通返销发票。 七、退货流程图 公司退货流程图 ⑥ ① ② ⑤ ⑦ ⑧ ⑦ ③ ④ ⑤ ⑧