【精选】电子邮件礼仪.pdf

华建工程 LOGO 电子邮件沟通的重要性 • 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 • 现代企业的工作强度加大，工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 领导事务繁杂，需要邮件提醒.据统计不少企业工作完全依赖电子 邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处 理的紧急邮件  30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公 司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 电子邮件使用的基本原则 • 基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多 事情从此“死无对证”。  电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 • 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的 共识一目了然，并保持跟进直至工作完成  能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了 作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是 感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意 见不和以及争端 电子邮件礼仪 据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是 垃圾邮件或不必要的。 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮 件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的 人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email， 时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更 不应对别人之回答不屑一顾。 电子邮件礼仪 邮件标题邮件标题 发送对象发送对象 称呼与问候称呼与问候 邮件正文 邮件附件 语言选择与汉字编码 结尾署名 使用技巧 邮件主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几 点： •一定不要空白标题，这是最失礼的 •标题要简短，不宜冗长，不要让outlook/Foxmail用…才能显示完你的标题 •标题要能真反映正文的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王 先生收” •一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后 整理 •可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件 人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 •回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 电子邮件发送对象(1) • TO的人是要受理这封邮件的人,理应对邮件予以回应 • 收件人的排列应遵循一定的规则.比如按部门排列;按职位等级排列,适当 的有规则有助于提升你的形象 • 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其 他人（当心接收方回复这封信！） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」