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第七章 办公自动化系统 7.1 办公自动化系统的基本概念 7.2 办公自动化系统的结构与功能 7.3 办公自动化系统建设理论 7.4 办公应用软件 7.5 会议系统 7.6 电子数据交换 7.1 办公自动化的基本概念 7.1.1 办公自动化系统的产生与发展 7.1.2 办公自动化系统的特点 7.2 办公自动化系统的结构与功能 7.2.1 办公自动化系统的层次结构 7.2.2 办公自动化系统的功能 7.3 办公自动化系统建设理论 7.3.1 办公自动化系统模型 7.3.2 计算机支持的协同工作与群件 7.3.3 工作流管理技术 7.4 办公应用软件 7.4.1 Lotus Domino/Notes简介 7.4.2 Lotus Domino/Notes的结构 7.4.3 Lotus Domino/Notes的功能 7.5 会议系统 7.5.1 会议系统的概念 7.5.2 多媒体视频会议系统 7.5.3 虚拟空间会议系统 7.6 电子数据交换 7.6.1 电子数据交换的基本概念 7.6.2 电子数据交换的工作原理 7.6.3 EDI的标准 7.6.4 安全性 7.1 办公自动化系统的基本概念 办公自动化系统是一种办公室计算机信息处理系统。它是以先进的技术设备为基础，由办公人员和技术设备共同构成的服务于日常办公事务的人-机信息处理系统。办公自动化系统的目的是充分地利用设备资源和信息资源，提高办公工作效率和质量，辅助决策，达到既定的目标。 7.1.2 办公自动化系统的特点 以解决非结构化的管理问题为主 设备驱动 即席式的工作模式 人-机信息系统 信息的分布存储和分散处理 7.2.2 办公自动化系统的功能 日常管理 信息通讯 办公数据处理 办公决策支持 文档资料管理 7.3 办公自动化系统建设理论 7.3.1 办公自动化系统模型 7.3.2 计算机支持的协同工作与群件 7.3.2 计算机支持的协同工作与群件 计算机支持的协同工作(CSCW，Computer Supported Cooperative Work)最早产生于20世纪80年代初期。20世纪90年代以来，计算机和网络技术的发展为异地协同工作的开展奠定了物质基础。计算机支持的协同工作开始兴起。所谓计算机支持的协同工作，是指在基于计算机支持的共享环境中，一个群体协同工作完成共同的任务。计算机支持的协同工作的目的在于从理论和具体应用的角度出发，计算机支持的协同工作的目的在于从理论和具体应用的角度出发，研究协同工作的本质和特征，解释人们协作与交流行为，探讨利用计算机技术设计支持协同工作的信息系统的方法。其中，“共同任务”和计算机支持的“共享环境”是计算机支持的协同工作中的关键内容。 群件 群件是信息传递(messaging)与文件数据库(document data base)的集成，是通过协调和协同处理无规则“事物”的系统。群件一般是一个超文档型的数据库管理系统，该系统提供的主要功能包括基于C/S结构和支持Internet标准的电子邮件服务、工作流管理、信息发布与内部网功能服务、协同办公与信息共享。群件以讨论区为核心，在此可以进行议题讨论、建议、决策沟通与存储。信息的来源可以是组织内部，也可以是外部环境，如因特网等。 目前，群件最成功的应用系统主要有两类：计算机会议系统和工作流管理系统。 比较成熟的群件产品有IBM Lotus公司的 Lotus Notes，Microsoft公司的 Exchange Server及Attachmate公司的OpenMind等。其中Lotus Notes功能较强，更多地体现了计算机支持的协同工作的理论，是目前实现办公自动化系统较理想的软件平台。 7.3.3 工作流管理技术 工作流管理技术是支持综合、集成化的办公自动化系统解决方案。在组织的日常活动中，约有70％的活动属于流程类活动，如各类表单填写、公文签审、信息传递与签收等。组织的工作流贯穿于管理活动的各个阶段。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，工作流管理技术实现了依靠文档传递的办公工作自动化。 工作流 工作流(workflow)就是为提高组织流程性活动的工作效率而提出的概念。工作流管理联盟(WFMC，Workflow Management Coalition)认为：在业务过程中，文档、信息或任务按照组织规范在参与者之间传递、处理和执行，通过组织成员间的协调工作，实现了基于计算机自动化处理的部分称为工作流。 工作流管理技术的内容 业务流程建模及工作流描述 业务流程重组 工作流执行和自动控制 工作流管理系统的结构 过程定义工具 过程定义 工作流执行子系统和工作流引擎 工作流控制数据 工作流相关数据 工作表和工作表处理程序 应用程序和应用数据 * *