综合文员岗前培训综合文员岗前培训.ppt

制作：人力资源部 日期：2012年11月 养殖小区综合内勤岗前培训 PPP表 目的：快速转变岗位角色认知，规范岗位操作技能，提高专业化服务水平 过程：约2小时 要领：交流工作经验、学习专业服务常识、转变工作态度 收获：经验、方法、自信 心态 知识 技能 经验 方法 高绩效从哪里来？ 岗位简介 外来接待流程 会议室服务 档案管理 临时用工管理 一 外来接待流程 1、迎接礼仪 引导礼仪：迎接引导来宾要走在客人的左前方，同来宾的距离在半步至三步，身体微侧向来宾； 出入房门：白天，位高者先入；晚暗室陪同先入开灯。 接待要诀 1、招待客人：来有迎声、问有答声、去有送声； 2、礼节三到：眼到、口到、心到； 3、礼貌待客：问候语、请求语、感谢语、道歉语、道别语； 4、注意：表情、神态自然，与交往对象互动，举止大方。 如果与同级、同辈者进入时，要互相谦让一下。走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。假如是不用拉的门，最后进来者 开、关门的礼仪 应主动关门。如果与尊长、客人进入，应当视门的具体情况随机应变，这里介绍通常的几种方法： 开、关门的礼仪 （１） 朝里开的门。如果门是朝里开的，秘书应先入内拉住门，侧身再请尊长或客人进入。如下图。 开、关门的礼仪 四、开、关门的礼仪  开、关门的礼仪 （２） 朝外开的门。如果门是朝外开的，秘书应打开门，请尊长、客人先进。如下图： 开、关门的礼仪 开、关门的礼仪 无论进出哪一类的门，秘书在接待引领时，一定要“口”、“手”并用且到位。即运用手势要规范，同时要说诸如“您请”，“请走这边”，“请各位小心”等揭示语。 开、关门的礼仪 二 会议室服务 1、集团高级别会议或涉外会议，必须提前站位迎宾； 2、 会议室空调启用 ◆操作指导： a.室内空调电源，查验空调运行状态和效果； b.设定温度，冬季设定温度为30°，夏季设定温度为18°。 3、卫生确认：走廊、会议室内无积水、无明显垃圾；门窗玻璃完好；会议桌面、桌洞内无水、无垃圾；椅子扶手、椅背、椅面无水、无尘、无垃圾；影布、屏幕无污迹； 二 会议室服务 会议服务 ◆操作指导： A.茶水放置：a.将倒有茶水的杯子，整理后放于托盘之上； b.左手端托，轻步走到客人身边，停于客人右后侧； c.双脚成“丁”字站立，右脚在前，左脚在后；左手托盘略向后张，以免操作时碰到客人 d.右手握水杯把手或中下部，轻声放于客人身前； e.放杯位置：以客人座椅右边线为准，水杯底部边沿距会议桌上边沿8-10cm； 二 会议室服务 B、配合会议进行 ◆操作指导：a.参会人员有人抽烟时，及时送上烟灰缸； b.参会人员中途出去时，及时帮助打开会议室门，待客人出门后，轻轻将门关闭； c.参会的外部人员或外宾明确提出去洗手间时，应将其引领至洗手间第一道门口； d.根据会议进展需要或会议主持人要求，完成其他临时性工作任务； C.送别与会人员 ◆操作指导：a.会议结束，打开会议室门，站立于门外一侧，送别参会人员离开； d.待全体人员离去后，第一时间检查会议桌及桌椅上是否有私人遗忘物品； c.发现有遗忘物品时，及时保存于办公室，并通知会议召集人来认领； d.关闭各类电源，将相关仪器设备收回办公室保管存放； e.对会议室桌椅、水杯、烟缸等物品进行整理，通知保洁人员打扫会议室； 三、档案管理 1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。 四、临时用工管理 在有发生临时用工需求时，及时填写《临时用工审批单》签字完备到人力资源部备案。 在临时人员到位后，首先考虑与之签订《临时用工协议》，备案身份证号码。合同中签字处均须按手印。 过程中做好临时用工人员的考勤记录、核实工作。 如实制作临时用工人员的工资，签字完备后复印2份，一份人力备案，另一份审计二部备案。 成功格言 1、 投入多少，收获多少； 参与多深，领悟多