[企业管理]20100827档案管理与保密知识讲座-正式稿.ppt

1 企业档案管理模块 一、档案综合管理 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密法》 《广东省档案条例》 《广州市档案管理规定》 《广州市企业档案工作业务建设规范》 《广州市企业档案综合管理分类方案》 《广州市科研档案管理暂行规定》 《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 关于加强广州市声像档案管理工作的通知 ISO9001：2000，建立文件体系、文件控制要求 利建集团档案管理规定 各层次档案管理制度、管理目录、标识、档案 管理实物、贮藏处所 档案定义及档案管理的意义 档案： 档案管理的意义： 规范化档案管理的要素 档案室/管理员的主要职责 档案整理之一：全宗档案总分类 一、全宗单位档案的分类 一个立档单位形成的全部档案为一个全宗单位，全宗即一个立档单位。全宗号即档案管理总部门划分给这个立档单位的编号。 全宗内的档案按其性质、类别通常分为十一大类，大类采用阿拉伯数字作类目号，每大类根据本单位形成的档案材料的数量和内容决定使用类目级数。属类用阿拉伯数字作类目号，从左至右称一级类目、二级类目、三级类目，一般分类使用到二级类目，个别选用到三级类目。 规范化档案的十一个大类 第一类档案：产品档案（类别号：0） 产品档案（类别号：0） 第二类档案：设备仪器档案（类别号：1） 第三类档案：基建档案（类别号：2） 第四类档案：科研档案（类别号：3） 第五类档案：文书档案（类别号：4） 第六类档案：审计档案（类别号：5） 5、审计档案 第七类档案：业务档案（类别号：6） 6、业务档案 第八类档案：声像档案（类别号：7） 第九类档案：已故人物档案（类别号：8） 8、已故人员档案 第十类档案：会计档案（类别号：9） 第十一类：实物档案（类别号：10） 档案整理之二：建立全宗卷 每个单位应建立全宗卷 全宗卷是单位在管理本全宗过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成。全宗卷排放在第一类档案架位置的首位。 档案整理之三：档案检索工具的编制 档案的保管 档案的鉴定和统计 档案的开发利用 档案员要熟悉库藏，主动为领导提供利用服务。 要充分发挥档案信息的综合开发利用功能，加强档案编研工作。 档案室内应有阅览室和复印设备，为利用者提供方便服务。 珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。 建立档案综合管理制度 1、制定《档案综合管理实施办法》。 2、制定《各种门类档案材料归档范围和保管期限表》 3、制定《档案综合管理分类编号方案》 4、制定《文件材料归档制度》 5、制定《档案库房管理制度》 6、制定《档案借阅制度》 7、制定《档案统计制度》 8、制定《档案鉴定销毁制度》 9、制定《档案保密制度》 10、制定《档案保管制度》 11、制定《档案室工作制度》 12、制定《档案员岗位职责》 13、制定《档案管理“三纳入”四参加“”制度》 14、制定《图更改和晒制管理制度》 15、制定《底图档案管理制度》 16、制定《档案复制制度》 文书档案的定义 文书档案：是企业管理活动中形成的，由命令、指示、决定、请示、批复、通知、通告、计划、总结、会议记录等通用文书转化而来的档案，称为文书档案。 文件、文书、公文-与文书档案的关系 文书档案的分类及编号（大类号：4） 文书档案整理流程 文书档案归档方法 文书档案技术处理 文书档案目录 基建档案管理（大类号：2） 基建档案归档范围一 基建档案归档范围二 基建档案归档时间 基建档案分类及编号 基建档案归档范围和保管期限表 基建档案归档范围和 保管期限表 基建档案整理方法之一 基建档案整理方法之二 基建档案图纸折叠 图纸的折叠方式：不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），竖向按顺时针方向内折，图标栏露在外面。横向按手风琴式折叠。（《技术制图复制图的折叠方法》） 将整理好的案卷或图纸装入厚度适当的档案盒，填写盒上项目。相邻的若干案卷可以置于同一盒内，直到盒满为止。 基建档案标签 基建档案目录封面和脊背标签 编制全宗内基建档案目录并装订成册。 设备仪器档案管理（大类号：1） 设备仪器档案是指科研、生产、建设、办公等工作 中所用的各种设备仪器及随之而来的安装、高度、使用、维修过程中所形成的图纸、技术文件、电子文件、照片、录像等。（本集团未作具体规定） 归档范围： 设备仪器档案归档时间和保管期限 设备仪器档案的分类及编号 生产企业、科研单位的设备仪器档案分类方法： 编号方法： 设备仪器档案卷内目录及封面 卷内目录： 卷内备考表： 案卷封面： 设备仪器档案的装订及分类目录 案卷装订 编制分类目录 设备仪器档案装盒 设备仪器档案案卷