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秘书“办文”的工作 学习目标 第一节 起草撰写公务文书 一、公务文书的概念和性质 　　公务文书有广义和狭义两种理解。 　　从广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文。 从狭义上说，公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 一般特指在国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。 二党和国家关于公文规范的有关要求 (一)《国家行政机关公文处理办法》 国务院2000年8月24日发布，2001年1月开始实施。该《办法》是为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量制定的。公务文书的种类、格式、行文规则、办理和管理都必须遵照该《办法》来执行。 (二)《中国共产党机关公文处理条例》 是经中共中央批准，由中共中央办公厅于1996年5月3日印发的。该《条例》是为适应中国共产党机关工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化制定的。 二党和国家关于公文规范的有关要求 (三)《国家行政机关公文格式》 是国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布的GB／T9704—1999《国家行政机关公文格式》的国家标准，简称“99新国标”。该《格式》是为适应现代化管理工作需要，提高公文处理效率，建立和健全我国国家机关公文格式系统，简化和统一公文格式，准确、有效地撰制、收集、传递和存贮公文信息制定的。 三．公务文书的体式 公务文书的体式 (二)公文的标记 1．主题词 2．印发说明（版记） 3．公文格式分类代码 4．份号（同一定稿公文顺序代码） 5．密级标识（“秘密”、“机密”、“绝密”） 6．紧急程度标识（“急件”、“特急”） 7．收文印章（包括：收文机关全称、(收文)编　号和日期、存档号。） 公务文书的体式 (三)公文的格式 为了维护公文的严肃性、法规性，对公文中所有结构和标记的组成方法，有明确的标识规则。行政机关的公文参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 公务文书的体式 (四)公文的文体 《办法》中规定公文应当做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 公文的文体应当以说明、叙述和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。公文的语言应当采用现代汉语书面语言，可以有通行的口语，不用俗语和土话。公文的文体力求庄重规范。 第二节 收发传递处理文书 一、《办法》中规定收发文处理程序 《国家行政机关公文处理办法》第二十四条规定：“发文办理指以本机关名义制发公文的进程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”第三十条规定：“收文办理指对收到的公文的办理进程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。” 二、文书处理工作中应注意的事项 (一)文旨不明，文种不分 1．请示与报告混用 2．通知与通报混用 (二)行文关系不明，职权不清 1．通知与函混用 2．批复与复函混用 (三)多头主送，多项请示 (四)不按业务归口原则请示或商洽工作 三、现代企业、公司中的新型 文书与载体 (一)现代企业、公司中的商务文书 1．公司企业中各种文书的分类 商务文书包括：经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书等。事务文书主要包括：计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制度、建议书等。 礼仪性文书包括：邀请函、致谢信、致歉信、问候信、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信等。 涉外文书包括：涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、索赔书、迎送辞等。 (一)现代企业、公司中的商务文书 2．公司企业中各种文书的具体处理方法 (1)收发文的处理 事务性文书多是本部门、本单位的内部文书，所以在运转传递中，比其他文书要简单。像“市场预测报告”，虽然以“报告”为文种，只是秘书向直接领导、上司行文的一种形式。凡是秘书为领导、上司备供咨询和提供参考的，多是内部文书。 对于商务、礼仪、涉外文书，只要是在行文范围上牵涉到外单位的，就有“收文”与“发文”的区别。只是这类文书，一般不讲究行文关系，不说“上行、下行”，多以“函”的方式传递。这类文书的“发文”，秘书要及时写好信函封套，做好各种标记，按照不