装饰公司档案管理制度49.docVIP

档案管理制度 (编写:2011-03-31) 为了加强公司档案管理工作，进一步发挥档案为公司经营管理服务的作用，结合公司具体情况，特制定本制度。 本制度所界定的档案资料是指公司在经营管理活动全过程中行程的具体有查考，利用和保存价值的文字材料，图纸，图标，声像等资料的总和。 档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均需承担义务，任何部门和个人不得以任何结构，任何方式私自留存原始档案资料或阻碍档案收集归档工作。 档案分类 DA-YG 员工档案(实习员工档案，试用员工档案，正式员工档案) DA-KH 装修客户档案(家装客户，工装客户，维修客户档案) DA-RY 施工人员档案 DA-WJ 文件文档存档 DA-CW 财务档案 DA-SJ 合作商家档案 DA-CK 仓库档案 机构设置及职责范围 公司财务部直接负责公司的档案管理工作。审计委与客服部协助其工作。 主要职责： 负责公司档案的管理工作 制定各类档案管理办法，明确规范和分类，编号方案，制定档案工作计划 依据档案管理规定，收集整理各类档案资料，负责立卷，归档工作 档案资料的签定，验收和交接 档案资料的入库管理和维护 档案的开发利用和信息处理 处理与档案管理有关的其它事务 档案管理的要求及内容 归档内容备份： DA-YG / DA-RY员工档案施工人员档案 原件备份在财务处；扫描备份在公司硬盘中；每年3月集中刻碟保存后清除 硬盘内容。并将碟盘编号备份。 DA-KH 装修客户档案 原件备份在财务处；扫描备份在公司硬盘中；电子文件传给客服部/工程部/设 计部各一份。每季进行刻盘保存后清除硬盘内容，并将碟盘编号备份。 DA-WJ 文件文档存档 原件备份到财务处；扫描备份在公司硬盘中；电子文件根据总经理审批确认 后，按规定及部门分类下传给各个部门。由各个部门集中上传OfficeMan 上。 每年3月集中刻碟保存。 DA-CW 财务档案 原件备份到财务处；扫描备份在公司硬盘中；电子文件上传给总经理，集中 上传OfficeMan 上。每年3月集中刻碟保存。 DA-SJ/DA-CK 合作商家档案/仓库档案 原件备份才财务处；扫描备份在公司硬盘中；每年3月集中刻碟保存。并更 新上传OfficeMan 上。 档案内容 DA-YG员工档案内容包括: 目录,个人简历一份,2寸照片4张(一张用在工作证上,一张用在正式聘用合同上,另2张存档),聘用合同或试用合同一份.公司每月评估.身份证正反面复印件.电子版本中需要扫描以上内容. DA-KH 装修业主档案内容包括: 目录,合同,施工图纸,预算,增减项目单,工程验收单,工程保修单,工程维修单工程服务单等 DA-RY施工人员存档: 目录,合同,个人简历一份,2寸照片4张(一张用在工作证上,一张用在正式聘用合同上,另2张存档),聘用协议或试用协议一份.公司每月评估.身份证正反面复印件.工种单价,电子版本中需要扫描以上内容. DA-WJ 文件文档存档 按行政部,财务部,设计部,工程部,宣传部,售后部几个部门分别分类 DA-CW 财务存档 根据实际财务制度进行整理. DA-SJ/合作商家档案: 目录,合同,每年的价格表,材料相关产品的质量证书及环保证书等 DA-CK仓库档案: 目录,库存等联系财务档案进行同步管理 档案管理要求 公司档案由财务部会计负责。档案应一律保存在编号的铁皮柜内。存放档案空间要保持通风，清洁，安装防盗，防火装置，确保档案安全。 档案属于公司机密,未经允许不得外借、外传,外单位人员未经总经理批准不得借阅..借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借,过期由借出人员催还.需要长期借出的,须经总经理批准.归还档案时保证档案完整无损,因保管不慎丢失或毁坏要及时追查,档案丢失一套处以伍仟元人民币(￥5000.00)罚金.试用期员工只能在公司使用不得借出.档案分为电子版本和打印版本.不得外借电子版本. 公司档案的保管期限定为永久，长期和短期3种： 永久保管：凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，对公司的建设发展有长远 利用价值的档案资料，列为永久保管； 长期保管：凡是反映公司系统的经济和管理活动，在较长时间内对公司建设