某某集团公司文件管理制度.pdfVIP

某某集团公司文件管理制 某某集团公司文件管理制 某某某某集集团团公公司司文文件件管管理理制制 度 度 度度 1、发文程序：包括起草、校对、签发、发送、归档等。 1.1起草：发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写，文稿拟成后，拟稿 人填写《发文稿笺》，经部门负责人核稿后，到行政人事部领取文件编号，按会 签流程报领导审批。 1.2会签：发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关 部门会签。 1.3发送：经各部门会签完毕，总/副经理审批后，由行政人事部统一按发放对 象发文发送。 2.4.1文件经装订后由行政人事部按发文稿笺上注明的发放对象发文，整理归 档，并请收文人员在发文登记表上签字。 2.4.2收文单位做好收文保管与传阅工作。 2.4.3行政人事部将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。 2.4.4行政人事部保存原稿，发文稿笺及三份打印稿，并做好归档整理工作。 具体详见文件审批流程图。 3、发文格式与使用表单 3.1发文稿笺 3.2制度文件编制格式 3.3发文格式 3.4批复意见 3.5传阅表 3.6发（收）文登记表 3.6.1对内行文：指鑫益公司及其分公司、子公司、办事处。 分两种：一、制度类：如制度、规章、规定、办法、通知等 二、申请类：申请、报告、批示等 一、制度类行文的字号规定如下： 公司行文的字号为：X1X2X3字〔X4〕第○○○○号。X1X2为公司及地区别， X2为公司当地最通用的简称；X3为部门简称，X4为年份别，○○○○为公司各 部门收(发)文流水号。以总公司为例，具体简称如下： 物流部为 鑫总物字[2010]第 号 生产部为 鑫总生字[2010]第 号 行政人事部为 鑫总行人字[2010]第 号 财务部为 鑫总财字[2010]第 号 质检部为 鑫总质字[2010]第 号 设备部为 鑫总设字[2010]第 号 二、申请类X1X2X3字〔X4〕第○○○○号。X1X2为公司及地区别，X2为公司当 地最通用的简称；X3为批复意见简称，X4为年份别，○○○○为公司收(发)文 流水号。以总公司为例，具体内容如下： 鑫总批字[2010]第03001号。 3.4.2对外行文：除对内行文即对外行文，指对鑫益公司及其分公司、子公司、 办事处以外的单位、组织、公司的行文。 对外行文的字号规定如下： 公司对外行文的字号为：X1X2〔X4〕总字第○○○○号。X1X2为公司简称； X3为地区别，X4为年份别，○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例， 具体内容如下： 鑫桂总字[2010]第 号 4、外来文件的接收与传阅 4.1外来的文件（含公文、邮件、传真等）由行政人事部负责签收，并分类登记， 由部门负责人提出处理意见后，行政人事部应及时按要求报送给有关部门，不得 积压迟误。 4.2需传阅的文件由行政人事部按传阅要求进行递送，并请传阅人在传阅登记表 上签署意见，经传阅的文件与传阅登记表由行政人事部归档保管。 表一 发 文 稿 件 日期： 年 月 日 文件名称： 发文部门： 发文对象： 拟稿： 校对： 打印页数： 页 行政人事部： 发文编号： 会 签 意 见 行政部： 财务部： 物流部： 信息部： 市场部： 总经理助理： 总（副）经理： 表二 制度文件编制格式 ******有限公司 ****部文件 （隶书小四加黑） ╳ ╳ ╳制度（宋体三号加黑，段前段后1.5倍行距） 1． ╳ ╳ ╳（加黑、宋体小四）