JN大型物流公司档案管理制度.docxVIP

JN大型物流公司档案管理制度第1节总则第1条目的为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。第2条行政部是档案的管理部门，公司各部门应明确一位负责人分管档案工作，并指定兼职档案员统一管理本部门的相关文件材料，定期整理并按期向行政部移交。第2节企业档案管理体制第3条归档范围（1）纸质文件：公司设立变更类文件、董事股东文件、政府文件、项目批文、合同、管理制度、大事记、重要活动及大型展会、剪报照片录音录像等音像资料、请示及联系函、各类报表、客户资料、宣传资料、工作总结计划、会议纪要、人事资料、工程资料、设备资料、财务资料（凭证类、账薄类、报表类）；（2）电子文件：一般工作产生的文件，如有电子文件同时产生（外来文件除外），移交纸质归档文件的同时，应有相对应的电子文件同时移交；（3）实物档案（牌匾、奖状、证书、奖杯等）、特殊载体档案（磁性材料：光盘、磁盘、磁带、胶片、照片等）。第4条企业档案工作实行集中与分散管理相结合的体制；由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。第5条各部门所形成的文件/合同/档案，必须按公司对文件/合同/档案规范要求规范操作；所有工作人员须及时向档案管理员或兼职档案管理员提交自己经手的文档，不得私自留存。第3节归档文件的管理第6条将不同类别的档案分类存放，按档案时间先后顺序排列。第7条移交档案时交接双方须当面检查验收，并填写《文件签收记录表》（见附件33），《文件签收记录表》一式两份，双方各执一份。第8条库房管理（1）注意防火、防虫、防鼠、防潮、防盗，定期检查；（2）档案文件随时入柜（架）加锁；（3）非档案管理人员，未经批准不准进入档案室；非档案室人员出入档案室时，档案室工作人员必须全程陪同；并作好相关登记；（4）出入档案室的档案，每次都要仔细地清点和登记；（5）配置合格的档案架、柜、钥匙专人保管；（6）若违反相关规定，则处以相应的罚款和其他处罚。第9条机密级别以上的文件/合同/档案由专人存放保管。第4节档案借阅第10条因工作需要借阅档案需填写《文件/合同/档案借阅申请单》，经各级领导签批后方能调阅。第11条档案管理员按《文件/合同/档案借阅申请单》调阅相应档案，将档案交于借阅人，并登记《文件/合同/档案阅览登记表》（见附件34），借阅时，档案管理员应全程陪同和监督，以确保档案不会被私下窃取、篡改、撕毁。第12条所有档案原则上不允许外借，如特殊情况需要借出，需填写《文件/合同/档案借阅申请单》，经各级领导签批后方能借出，并登记《文件/合同/档案外借登记表》（见附件35）；档案管理员应在借阅档案到期前一日通知借阅人如期办理归还手续。第13条应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；档案归还时，档案管理员需当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管领导，经档案管理员核查无误后，档案即放回原位，《文件/合同/档案借阅申请单》由档案管理员留存备查。第14条经批准复印的文件/合同/档案，应由档案管理员复印后将复印件交由借阅人；凡借阅的文件、合同、档案一律不得私自复印，一经发现将追究借阅人责任。第5节档案销毁第15条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，填写《文件/合同/档案销毁申请表》（见附件36）并将需要销毁档案作为附件，经相关领导共同鉴定，确定无保留价值时，报总经理批准后，再进行销毁，以免误毁。第16条销毁档案文件必须在指定地点进行，并指派专人监督，文件销毁后，监督人应在《文件/合同/档案销毁申请表》上签字，《文件/合同/档案销毁申请表》由档案管理员留存备查。