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文件名称 行文管理办法 部 门 发布日期 文件编号 版本号 0 次 1 编制: 审核: 批准： 共 5 页 第一章 总则 　　第一条 为提高公司文书质量及效率，行文规范严肃，制订本办法。 　　第二条 本办法所称行文管理，指公司与外界（含控股公司）来往的文书及公司职能部门间来往文书(包含签呈)的规范管理。 　　第三条 行文力求措词严谨、简明扼要。 　　第四条 充分发挥公司局域网功能，普通文件推行无纸化。 　　第五条 文件所有权为公司所有，文件内容为公司机密，所涉部门严格执行保密纪律。 第二章 类别 　　第六条 行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规章制度、大事记等。 　　(一) 公文：主要指公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，用于对外机关、团体、公司行文，公司内部各部门间业务接洽，向公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件； 　　公司的公文种类包括： 　　1． 决定：适用于对公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关公司、 人员变更以及撤销下级公司不适当的决定事项。 　　2． 决议：适用于经会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要决策事项。 　　3． 通知：适用于转批下级公司的公文，转发上级公司和不相隶属公司的公 文，传达要求下级公司办理和需要有关公司周知或执行的事项。 　　4． 报告：适用于向上级公司汇报工作、反映情况、答复上级公司询问。 　　5． 请示：适用于向上级公司请示指示、批准。 　　6． 批复：适用于答复下级公司的请示事项。 　　7． 函：适用于不相隶属公司之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 　　(二) 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 　　(三) 信息简报：适用于公司对内、外的工作交流，反映公司各项工作进展情况、开展的各项活动； 　　(四) 规章制度：公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规章制度； 　　(五) 大事记：适用于记载公司有关重要事项。 第三章 书面格式 　　第七条 公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。 　　第八条 眉首——置于公文首页公司名称之下、间隔横线以上，包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。 　　第九条 主体——置于间隔线以下，包括标题、主送公司、正文、附件、成文时间、印章、附注。 　　第十条 版记——包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数等，位于主体之后、公文的最后一页（亦称封底），并保证版记的最后一行文字置于页面的最下一行。 　　第十一条 秘密等级——指文件机密程度，分为：绝密、机密、秘密。 　　第十二条 紧急程度——是对公文送达和办理的时间要求。紧急程度分为：特急、急件。 　　第十三条 主送公司——向上级公司请示只写一个主送公司，受双重领导的要同时抄送另一上级公司；向下级公司行文，如果发送公司在3个以内，可将发送公司名称全部写上，发送公司多，可采用“各有关部门和公司”等概括。 　　第十四条 正文——是公文的主体部分。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确；用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示多层次结构序数，应层次清晰。 　　第十五条 附件——是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料（包括图表）。 　　第十六条 成文时间——以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。 　　第十七条 印章——正文末尾落款加盖发文部门印章。 　　第十八条 附注——公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明。 　　第十九条 主题词——反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。主题词先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。 　　第二十条 抄送、抄报公司——应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级公司单排一行，其他公司合排一行。 　　第二十一条 行文中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容，按附后的样式为准。 第四章 密级 　　第二十二条 全部文书归公司所有并存档，任何个人不得私自占有。 　　第二十三条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密。绝密、机密文件打印需用专用电脑。各类文件严格按照标注的发送范围发放。文件保密级数，由发文部门的主管副总经理根据文件内容确定。 第五章 文号 　　第二十四条 行文编号由总经理办公室统一管理，由总经理办公室发放、登记、备案。 　　第二十五条 以公司名义行文，由办公室统一编号，例：XX发 [2011]1号； 　　第二十六条 以职能部门名义行文，由部门编号，办公室登记备案，例： 　　办公室——XX办[2011]1号； 　　财务部——XX财[2011]1号； 第六章 发文 　　第二十七条 行文印信及审批 　　(一) 董事会职权范围内的、以公司名义的