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13、记录管理程序
1 目的
对质量记录进行控制,确保提供符合规定要求和质量体系有效运行的证据。
2 适用范围
适用于质量体系活动有关记录的管理,包括来自供应商和顾客的质量记录。
3 职责
3.1 技术质量部负责公司质量体系活动记录的归口管理。
3.2 各部门负责相关质量记录式样的设计、印制;负责部门内质量记录收集、保存、归档、移交或处置。
4 工作程序
4.1 作业流程见附件。
4.2 质量记录的编制和审批
4.2.1 各部门在编制管理文件和技术性文件的同时,本着“简明适用、规范统一”的原则设计质量活动记录的格式。质量记录分:纸质表格、图表、报告(各类实验、试验结论,评审记录等)、照片,电子磁带、磁盘等。
4.2.2 部门负责人在审查管理文件和技术文件的同时,审查质量记录格式的适用性。
4.2.3 各部门需要补充的表格、表单质量记录,按本程序4.2.1和4.2.2要求编制、审查,到技术质量部备案后使用。
4.2.4 技术质量部确定质量记录标识号,编制《公司主要质量记录一览表》发放各部门执行。
4.2.5 顾客要求格式的质量记录按顾客特殊要求执行。
4.3 质量记录标识
4.3.1 质量记录标识号按下述规定执行:
—— ——
公司代号 质量记录代号 记录标识顺序号(01、02…) 版本号(A、B、C )
4.3.2 质量记录格式更改时,应在原有标识号后面以A、B、C……表明其更改版本状态(“A”表示第一次更改,以此类推)。新的质量记录使用前,由提出更改的部门通知技术质量部,由技术质量部更新《公司主要质量记录一览表》。
4.4 质量记录的填写
4.4.1 记录填写人应按记录规定的份数、规格填写(不能用铅笔),做到字迹清晰、准确/正确、完整,需签名时应签全姓名。
4.4.2 质量记录不能随意涂改, 因笔误需修改时采用划改签名或盖章的方式。
4.4.3 质量记录可用电子媒体形式,必要时应有备份并标识。
4.5 质量记录的归档
4.5.1 各部门负责定期将质量记录分类整理,装订成册,按编目分类归档。
4.5.2 编目可采用按产品/项目/月份/年度等方式,以便于检索和查阅。
4.6 质量记录的查阅
4.6.1 现场查阅质量记录要及时归还。归档后的质量记录需借阅时应办登记手续借阅。
4.6.2 合同约定时,顾客或其代表可对记录进行查阅,由单位主管领导协调。
4.7 质量记录的贮存、保管及销毁
4.7.1 质量记录使用部门负责对质量记录的保管。质量记录的贮存、保管要防止损坏、变质和丢失,保管场所应防火、防水、防腐。
4.7.2 各类质量记录的保存期限由技术质量部根据法规、顾客及公司实际管理需要在《公司主要质量记录一览表》中规定。顾客对质量记录的保存期限要求按顾客特殊要求执行。
4.7.3 质量记录销毁由技术质量部负责实施并填写《销毁记录表》。
5 相关文件
5.1 《公司主要质量记录一览表》
6 质量记录
6.1 《销毁记录表》
附件:
重庆速腾机械制造有限责任公司 文件编号:QP-13 程序文件 版 本:A/0 记录管理程序 页 码:2/3
ST/
QR
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