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文秘管理与应用 任课教师:刘胜蓉 第一章 绪论 第一节 管理与文秘 一、管理 管理就是管辖（决策、协调、调节、领导、服务、艺术） 二、文秘 文秘——秘书——文书 （外延最宽）（外延较宽）（外延最窄） 二、管理与文秘 管理 领导 文秘 第二节 文秘管理的特性和作用 一、特性 1、政治性 2、辅助性 （1）精力辅助：为领导安排好日程；为领导者挡驾；摘录要点；撰写讲话稿。 （2）智力辅助：广泛收集信息；超前搞好调研；正反两方面推敲。 3、被动性 领导活动_____________________需求线 文秘活动_____________________追逐线 4、隐匿性 谢尔曼·严当：衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成果都属于总统。 第一节　秘书的含义和职业特征 第一节　秘书的含义和职业特征 一、秘书的涵义 （一）秘书的涵义 古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 （一）秘书的涵义 拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员” （一）秘书的涵义 在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。 （一）秘书的涵义 第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。 （一）秘书的涵义 （一）秘书的涵义 二、秘书的类别和层次 三、秘书的职业特征 第二节　秘书工作的内容、特点和作用 第二节　秘书工作的内容、特点和作用 一、秘书工作的内容 二、秘书工作的宗旨 二、秘书工作的宗旨 三、秘书工作的特点 四、秘书工作的作用 第三节　秘书部门 一、秘书部门的涵义 秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。 一、秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 一、秘书部门的涵义 二、行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图）。 二、行政机关的秘书部门 在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。 三、公司企业的秘书部门 公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如下表所示。 三、公司企业的秘书部门 四、秘书部门的地位 四、秘书部门的地位 五、秘书部门的基本特征 1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作 一、秘书工作的内容 结合我国具体情况，可分为15种 9．接待工作 10．协调工作 11．督查工作 12．日程安排 13．日常事务 14．办公室管理 15．其他临时交办 事项。 在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好‘三服务’，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。 秘书工作“三服务”的指导思想 秘书工作的宗旨 是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环境。 秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。 五、秘书部门的职业特征 三、公司企业的秘书部门 四、秘书部门的地位 二、行政机关的秘书部门 一、秘书部门的涵义 秘书机构图 办公室（主任、副主任） 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查