OA完全版用户手册.doc

公司OA系统 完全版用户手册 目 录 1. 操作指南 4 1.1. 个人邮件 4 1.1.1. 发送邮件 4 1.1.2. 接收邮件 6 1.1.3. 回复邮件 6 1.1.4. 全部回复 7 1.1.5. 邮件转发 8 1.1.6. 删除邮件 8 1.1.7. 转移邮件 8 1.1.8. 邮件还原 9 1.1.9. 文件夹设置 9 1.1.10. 邮件规则 10 1.1.11. 邮箱配置 11 1.1.12. 个人地址薄 12 1.1.13. 邮箱信息 14 1.1.14. 检索 15 1.2. 个人事务 16 1.2.1. 待办事宜 16 1.2.2. 委托办理 19 1.2.3. 公文阅览 19 1.2.4. 个人日历 20 1.2.5. 个人文档 22 1.2.6. 个人设置 23 1.2.7. 传真邮箱 24 1.3. 公文管理 26 1.3.1. 催办提醒 26 1.3.2. 公文统计 28 1.3.3. 发文管理 29 1.3.4. 收文管理 38 1.3.5. 流程定义 41 1.4. 公共信息 47 1.4.1. 公告栏 47 1.4.2. 讨论区 50 1.4.3. 通讯录 55 1.4.4. 规章制度 57 1.4.5. 文档中心 58 1.4.6. 常用信息 62 1.5. 综合办公 69 1.5.1. 会议管理 69 1.5.2. 图书管理 72 1.5.3. 物品管理 76 1.6. 系统管理 81 1.6.1. 管理引擎 81 1.6.2. 用户管理 86 1.6.3. 公文配置 91 1.6.4. 模板管理 93 1.6.5. 期刊管理 94 1.6.6. 密钥管理 96 1.6.7. 数据接口 97 操作指南 用户登陆成功并进入主页面后可以看到整个页面分为左侧的导航条区，上部右侧的常用链接区和中下部的内容显示区。 上部的常用链接包括快速切换到首页的按钮；设置当前页面为首次进入的显示页面的书签按钮；收藏OA系统到收藏夹的按钮；打开系统帮助的按钮；切换或退出系统的注销按钮；显示当前用户未读邮件的链接按钮；显示当前用户待办事宜的链接按钮；显示当前用户委托办理情况的链接按钮。 左侧导航条的具体操作使用说明如下： 个人邮件 【个人邮件】是办公自动化系统的关键模块，它为客户提供了功能强大的邮件服务；同时许多其它模块如公文流转、会议管理等也要通过邮件来发送通知。它由【写邮件】、【收件箱】、【发件箱】、【草稿箱】、【废纸篓】、【文件夹】、【邮件规则】、【邮箱配置】、【个人地址簿】、【邮箱信息】等10个子模块组成。 发送邮件 要发送邮件，首先必须新建便笺或者是通过邮件转发之后才能发送。即用户可以在OA系统左侧导航栏中单击“新邮件”来新建一个邮件，或者在打开一封邮件后再单击“转发”按钮，那么将会出现新建邮件页面，如图1所示： 图1 在新建邮件时，“收件人”（或抄送、密送）的邮件地址必须是在服务器上注册或在Internet上存在邮箱的用户.(注：抄送就是给发信人发送邮件时接收本邮件的副本的收件人；密送就是除了被密送的对象以外，其余收到本邮件的用户看不到此域的内容。) 邮件地址可以从 “地址簿”或“个人地址簿”（注：通过“个人地址簿”中的“个人”进行设置）选择来添加，也可以手动输入（注：输入格式与选择用户时显示的相同）；如果在“个人地址簿”中已设置了群组，那么在发送邮件时可以在“个人地址簿”中选择一个群组，给该群组中的所有人发送邮件。 可以最多上载8个附件。选择附件后，单击“浏览”按钮选择附件，选择后打开，附件被上载到邮件中，显示在邮件底端；单击后面的“删除”按钮，可以删除该附件；单击“附件浏览”可以查看具体的内容（注：在IE的最新版本中该功能不支持）。 写好邮件后，可以通过 “邮递选项”来设置其重要性、发送的优先级、报告邮件的传递状态以及是否需要回执等如图2所示： 图2 重要性：在“重要性”域中选择“一般”、“高”或“低”。 如果选择了“高”，则收件人接收邮件时，收到的邮件旁会显示一个惊叹号。 邮递报告： 仅在失败时：仅在不能邮递邮件消息时，发送一个邮递报告。 确认邮递：无论消息是否被邮递，都发送一个邮递报告通知。 跟踪整个路径：从每个路由消息所通过的服务器发送报告，并且最后的报告指明是否邮递了消息。 无：不发送邮递报告。 邮递优先级： 高：立即邮递邮件； 一般：在下一次计划邮件服务器发送邮件时邮递消息； 低：在系统设置的服务器空闲时邮递邮件。 回执 在每次发送邮件时选中，当收信人打开邮件时，系统会自动给发信人发送一封邮件，通知其收信人已经接收并查看邮件。 写好的邮件可以单击“发送”按钮进行发送，在发送时可以选择“发送时保存在发件箱中”复选框，邮件将被保存到自己的【发件箱】中。 如果不发送，可以单击“保存退