办公室手册之好外宾接待工作.doc

办公室手册之好外宾接待工作 　　一、外宾接待工作的一般程序 　　(一)学习目标 　　要求掌握外宾接待工作的一般程序 　　(二)外宾接待工作一般程序 　　1.接到接待外宾的工作任务后，要尽可能详细地了解外宾的基本情况，弄清楚其来意，以及抵达的日期、地点。 　　2.会同或配合外事部门，拟订出详细的接待计划，报请有关领导审定。 　　3.根据领导批准的接待方案，组织有关部门或单位准备好会谈、签约、有关仪式的讲话及背景材料等文稿。 　　4.事先安排好参观、考察的地点和路线，组织有关单位作好各方面的准备。 　　5.根据外宾的身份，安排好住处。 　　6.根据外宾不同的生活习惯、妥善、周到地安排好伙食。 　　7.安排好外宾用车和陪同人员用车。 　　8.外宾抵达时，安排有关人员前往迎接。 　　9.同外宾或其代理单位、人员商定具体活动日程。 　　10.安排有关领导会见外宾，事先确定好会见时间和地点。 　　11.根据有关规定和外宾的身份，安排有关领导人出面宴请，事先确定好标准和席位。 　　12.按活动日程，具体组织承办或安排有关单位组织会谈、参观、考察、访问等项活动。 　　13.如需要，通知公安部门做好外事安全保卫工作。 　　14.安排好必要的文娱、体育活动。 　　15.安排外宾游览当地风景名胜。 　　16.重要外事活动应组织安排新闻报道工作。 　　17.如确需跟外宾交换或互赠礼品、纪念品，应事先做好准备。 　　18.为外宾预订车、船票或飞机票。 　　19.外宾临走前，应按规定作好接待经费的结算。 　　20.安排有关领导或工作人员为外宾送行。 　　21.接待工作结束后，应作出接待总结，呈报有关领导或外事部门。 　　(三)相应知识 　　为了有效地进行国际交往，我们应遵循国际礼仪行事，既要对特定国家的习俗和礼仪有较详尽的了解，又要对国际交往的礼仪原则有基本的认识。 　　1.注重教养 　　(1)讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。 　　(2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈，精神饱满，任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。 　　(3)讲究身分，说话客气，不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼，略带微笑。 　　(4)遵守时约。与人约会必须严格守时，不能失约超时。允诺别人的事不能忘记，必须按时做好，失信或失约的人是有损于自己的人格。 　　(5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便，不打搅别人、不干扰影响别人，尊重别人。 　　2.礼貌用语 　　礼貌用语作为礼仪的表现形式，把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来，使爱者更显光辉，使说话人更被人敬重。 　　在国际交往中你好、请、谢谢、对不起、再见这些礼仪语言具有极高的使用频率。 　　3.尊重习俗 　　不同国家的文化习俗有别，社会制度有异，思维方式和理解角度常常有较大差别，所以在交往关系上要互相尊重，谨慎从事。 　　尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止，在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对四字非常反感，韩国许多楼房的编号严忌出现四楼、四栋、四室、四号之类。 　　4.尊重隐私 　　尊重隐私，在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题，具体而言，就是要做到五不问： 　　一不问年龄。外国人的年龄是保密的，他们希望自己永远年轻，对老字讳莫如深。 　　二不问婚否。中国人爱谈论彼此的婚姻状况，外国人却不然。实际上，让一个老大不小的人向他人交待自己尚未婚配，并不是一件令人愉快的事情，对妇女而言尤其如此。 　　三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立，他们的经历与个人喜好等，纯属个人稳私的范围。 　　四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关，被外国人视为自己的脸面，所以是免谈的。 　　五不问地址。与外国人初交，不应要求对方留下地址。外国人不随意邀请人到家里做客。 　　5.女士优先 　　女士优先是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下，都要在行动上从各个方面尊重妇女，照顾妇女，帮助妇女，保护妇女。 　　6.不亢不卑 　　国际礼仪的不亢不卑原则，最要紧的是要保持人格平等，避免和克服亢和卑这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。要做到不亢不卑，应把握住以下几点： 　　(1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图，只要把持住了这一点，双方的人格就是平等了。 　　(2)力争价值的平等和超越，要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。 　　(3)坚持实事求是态度，不说过头话，说客气话与谦虚都是需要的，但过分了就成为虚伪。 　　外事接待的基本原则和要求 　　随着我国经济与世界经济的接轨，各公司和企业的涉外活动日益增多，范围逐日扩大。而且由于公务活动带来各种各样的与外宾接触的机会，使私人间的交往也普遍起来。无论是公