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第7章 内部控制实施细则——采购业务 1 目标 1.1 采购业务目标 1.1.1按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定。 1.1.2建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。 1.1.3在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。 1.1.4实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应工作效率。 1.1.5争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行资金支付责任。 1.1.6及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。 1.1.7强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。 1.1.8物资采购过程公开、规范有序、合规合法。 1.1.9物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度。 1.2 采购财务目标 1.1.1确保资金支付安全。 1.1.2减少资金的占用。 1.1.3按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务。 1.1.4规范付款方式与程序及与供应商对账工作，确保付款正确，减少资金损失。 2 风险 2.1 采购经营风险 2.1.1采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 2.1.2制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生。 2.1.3物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求。 2.1.4请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊现象。 2.1.5物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展。 2.1.6分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金浪费和流失。 2.1.7供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成企业经济损失，滋生腐败。 2.1.8物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加。 2.1.9重复储备，库存结构不合理，储备资金占用大。 2.1.10采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符。 2.1.11采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，或不符合国家相关规定及贸易政策，导致经济纠纷和经济损失。 2.2 采购财务风险 2.2.1资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。 2.2.2结算不及时，多记、错记、漏记入库物资、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整。 2.2.3会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性。 3 岗位职责 3.1.1采控办 执行选择供应商标准；收集供应商信息并对其资质进行审核；编制合格供应商目录；安排招标事宜；制定标书格式文件；招标时拟定供应商选择方案；招标时收集标书并确认开标的时间和地点；审核采购计划、采购合同及供应商选择是否符合要求 3.1.2采控委员会 审核采控办制定的供应商选择标准；审批标书格式文件；招标时审定采控办拟定的供应商选择方案后，发出邀标函；在供应商提供标书后，对其资质进行评定，并发出正式邀标函；公开开标和议标；将开标结果告知中标供应商并与之签订相应协议；在采购过程中对采购计划、采购合同及供应商选择进行审批； 3.1.3采购部 起草拟定合同协议；与供应商签订正式销售合同；制定采购计划并在供应商档案中选择合适的供应商 3.1.4总经理 在职责范围内，对财务部和法务部起草拟定的合同协议进行审批； 3.1.5董事长 在职责范围内，对财务部和法务部起草拟定的合同协议进行审批；在招标时对工作小组选定的供应商及草签合同进行审核； 3.1.6董事会 招标时在职责范围内对工作小组选定的供应商及草签合同进行审核； 3.1.7财务部 根据仓管员提供的入库单等做好相应的财务记录并安排付款 3.1.8审计部 审核招标是否按照招标流程执行 3.1.9仓管员 采购物资到达质检后，安排物资入库；向财务部送入库单 3.1.10质检部 对供应商提供的样品进行检测，并出具质检报告；采购物资到达后进行验收 3.1.11法务部 参与拟定合同协议 3.1.12企管部 受理采购申请并成立工作小组 3.1.13相关部门 根据公司决策，提出采购方案 3.1.14承办单位 提出设备采购申请 3.1.15工作小组 组织招标等一些列工作 4相关文件 4.1《采购管理流程》 4.2《资产管理制度》 4.3《存货管理制度》 4.4《合同管理》 4.5《财务管理制度》 5 相关记录 序号 记录名称 保存部门 5.1 《呈批件》 5.2 《资金使用请示报告单》 5.3 《供应商选择标准文书》 5.4 《供应商选择标准评审意见书》 5.5 《供应商资质审核意见》 5.6 《供应商档案》 5.7 《样品检