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梧州年产30万吨再生铜冶炼工程 PAGE PAGE 25 武汉威仕工程监理有限公司 WISES Engineering Supervison Management Co.,Ltd. 梧州年产30万吨再生铜冶炼工程（一标段） 信息与文档管理 监 理 细 则 编制人: 审批人: 武汉威仕工程监理有限公司 梧州年产30万吨再生铜冶炼项目监理部 2010年12月15日 目 录 前 言 一、信息管理准则 二、信息管理流程图 信息管理的内容、方法、措施 文档资料归档内容与整理要求 文档资料收发及程序 六、文档资料回复时限 七、文档资料归档时限 附件一 ：施工技术资料报签流程 附件二：建筑工程管理文件及变更、洽商流程规定 前 言 工程建设项目管理的主要途径是控制，控制离不开信息，信息管理工作是项目管理的重要组成部分。根据信息管理在项目管理工作所处的重要基础作用，其核心是通过信息了解工程的现实情况即目标值的执行情况，将他们进行比较，找出差异，消除和预防产生这些差异的原因，使总体目标得以实现并为建设工程进入生产期留存可供参考的有效建设过程记录。为了加强本项目的信息管理，我们不仅要求信息工程师，负责收集和整理过程中的所有信息，并强调全员参与作好信息管理工作，同时为了提高信息管理工作的效率，管理机构还将采用先进的现代化手段以尽量缩短信息的传递的时间，建立信息化共享平台以增强信息管理的效应作用。 一、信息管理准则； 1）及时性原则，信息的收集、整理、存储与传递必须快捷及时，能起到对管理的支持作用； 2）真实性原则，信息的内容必须保证真实可靠，真实反映工程项目实情； 3）完整性原则，信息的组成部分必须是完整的； 4）可追溯性原则，信息的标识必须明确，具有可追溯性； 5）易于保存原则，信息的载体必须易于和方便保存。 信息管理流程图 （详见下页） 信息管理流程图 信息的收集、整理 N 信息的审核、确认 制定《信息管理规定》制定《信息分类与编号标准规定》 制定《信息档案分类目录》 Y 进行信息的分类 进行信息编号 存档（必要时进行备份） 进行收、发文登记 同时更新清单 报送/分发相关方 整理、装订、形成档案档 移 交 三、信息管理的内容、方法、措施 1）信息管理工作内容 序号 工作内容 对应工作范围 一 建立信息管理流程 绘制流程图并规定各个流程的工作内容 二 建立信息管理的各项规定 制定《信息管理规定》 制定《信息分类与编码规定》 制定《工程分级与编码规定》 建立《信息档案分类目录》等基础管理依据 三 信息的收集 政府、机构、协会来文等； 包括与本项目工程有关的设计文件、各种来函、工程数据、各种管理记录、电子邮件、传真、音频记录、照片等 四 信息的整理 对信息的真实性、版本有效性等进行确认； 检查信息载体的完整性； 五 信息的编码与分类 按规定进行分类，并进行编码与编号 六 信息的存储与传递 对信息载体文件进行存盘，必要时进行备份； 按规定流程范围报送/分发相关方； 进行收、发文登记； 更新对应档案清单； 七 信息的移交 按照规定或要求整理并装订后进行移交； 留存经移交和接收双方签字确认的移交详细清单备查； 八 记录并形成会议纪要 整理工程例会、专题会议并整理形成会议纪要，并及时分发到相关单位或部门； 九 及时提交各种报告 及时编制项目管理周期报告，项目周报是项目管理机构向业主按期汇报工程情况的综合性文件，项目管理周期报告由项目经理组织各个管理部门共同编制，由信息管理部门汇总整理后由项目经理审核签发报送 及时提交其它需要提交的报告 2）信息管理的方法与措施表 序号 管理内容 方法 措施 一 确保信息的清晰、条理化 建立信息编码系统 制定信息编码规定、明确信息流程、及时归档、登记分类清单 二 确保信息的准确性 进行信息确认，必要时进行信息对比 制定信息确认制度，要求信息提供者必须签认，对多源头信息进行比对确认 三 避免信息文件遗失 建立电子备份 设立专属计算机，建立电子备份，对非电子文件采取照相、扫描等数码技术备份电子文文件 四 提高档形成效率 建立电子工作模板 制定与岗位相适应的、高效的、简洁的电子工作模块 五 实现文档标准化 建立文文件标准模板 制定文文件标准模板规定并要求执行，对非标准化档不予受理 六 提高信息传递效率 建立项目专属局域网络 设立项目管理局域网络，规定