企业档案数字化管理的认识和思考研究.pdfVIP

信息化篇 ·685· 更为全面且人性化的档案信息服务。 企业档案数字化管理的认识和思考 胜利石油管理局物探研究院张淑枝 科学技术的发展日新月异，尤其是计算机及网络技术的普及应 用，使得与企业的发展密不可分的档案管理工作也发生着根本性的 转变，即由传统的管理模式逐步实现与企业发展相适应的现代化数 字化管理，数字档案将成为今后企业档案的主要存在形式。 一、企业的发展使档案数字化管理成为必然趋势 (一)企业发展和办公自动化要求企业档案管理实现与之相适 应的数字化管理模式 对企业来讲，企业的信息化建设总是以实际应用为主导，大量的 实际数据为基础，以网络系统的建设为中心，广泛引用新技术，不断 完善各种应用系统，向网络化发展，无纸化办公已是大势所趋。因 此，企业档案的数字化管理也是企业发展中一个势在必行的重要环 节。 (二)档案的数字化管理与传统的档案管理相比有着不可替代 的科学性和先进性 档案数字化管理是充分发挥计算机及网络系统的强大功能，采 用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度 高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点，可以使档案 信息资源管理智能化，可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行 智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技 术对档案进行机密处理。 l、能够大大提高工作效率。 档案管理实现数字化。对企业每年新产生的档案可以做到随时 归档，而不必象以往那样年底集中归档，这样既保证了档案的归档 率、完整性，又可以相对减轻工作量。通过先进的计算机网络实现数 字化管理，会使传统的档案管理工作由繁琐、迟缓、落后变得更加省 ·686· 齐鲁档案论坛 时省力，方便快捷。 2、能为用户提供更多方便。 用户可以通过计算机网络，利用数字化档案。通过实现网上管 理利用企业档案、可以使办公人员真正做到足不出户就能查到所需 资料。正是由于数字化信息的超时空流动，使我们企业的数字化档 案也会成为“无墙界档案”，我们的档案管理部门也从资料实体的保 管基地演变为提供方便、有效利用的综合信息控制中心。 3、能够提高企业的经济效益。 具备先进科技的企业发展，是以提高企业的经济效益为主要目 的。实现企业档案的数字化管理，不仅是为企业各项事业的发展提 供了有利的保障，而且，从长远来看，在人力、物力、财力等各方面为 企业节约了大量的成本。计算机、网络技术的普及应用、实现无纸化 办公，节约了办公费用和人员用工，也节约了保管费用及占地空问。 行之有效的降低成本，追求经济效益，是一个企业生存、发展壮大的 根本法宝。 二、正确认识企业数字化档案管理的重要性及其含义 从理论上讲，“数字化档案管理”是指将传统的以纸张i录音带、 录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手 段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字 识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技 术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介 质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资 料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现 “数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在 现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综 合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超 大规模、分布式数字信息系统管理。数字化档案管理主要包括以下 几个方面的工作： (一)是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设 施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整 信息的宽带公共通信网络。 信息化篇 ·687· (--)是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基 础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系 统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息 库。 (三)是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识 库，应用自然语言进行