X技术有限公司档案管理制度.docx

XXX技术有限公司档案管理制度一、范围本制度规定了XXX有限公司档案工作管理的术语和定义、职责与权限、管理内容与方法以及检查与考核、报告与记录等要求。本制度适用于XXX技术有限公司除财务部、人资部外的各部门档案工作管理。二、术语与定义2.1 档案国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。2.2 档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。2.3 归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。2.4 保管期限对档案划定的存留年限。2.5 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。2.6 科学技术档案反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。2.7 实物档案实物档案是指本单位在生产、经营、外事交往以及其他一些重要活动中，获得的具有保存价值的实物标志物品。2.8 音像档案记录声音和影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘等。2.9 档案鉴定判断档案保存价值的过程。2.10 档案销毁经过鉴定对失去保存和查考价值的档案作毁灭性处置的过程。2.11 档案库房收藏档案的专门用房。2.12 载体可将信息记录于其上或其中的物质材料。2.13电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。2.14 利用利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。三 职责3.1 公司领导其职责是：负责听取有关档案工作的重要事项汇报，提出审批意见；负责档案管理工作的领导、组织、部署、考核；审定公司档案管理的重要事项、工作机制和保障措施。3.2 档案归口管理部门其职责是：贯彻执行关于档案管理的法律法规、标准和规章制度；负责档案的保密、安全管理工作，确保档案和档案机密的安全；负责档案管理制度和档案规范化、现代化建设；起草、修订档案管理工作相应的标准、制度；负责对部门文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作进行组织、指导和监督；负责对各部门档案工作进行业务指导和业务培训；负责向有关部门或个人索取应归档的文件资料；负责档案资料的整理、检查、归档工作；负责检查与考核各部门的日常档案管理工作；配合档案鉴定委员会进行档案的鉴定与销毁工作。3.3 各部门其职责是：负责收集属于归档范围的文件资料、音像制品、实物等档案资料；负责将本部门形成的档案资料进行收集、整理、立卷、装订并按有关要求定期向档案室移交；在移交文件资料同事移交对应的电子目录数据和全文信息；负责配合档案馆做好与档案管理相关的其它工作。四、 管理活动的内容与方法4.1 工作流程下发归档通知—收集整理（各部门）---审核—归档—保管—统计—提供利用—鉴定销毁—资料再归档4.2 档案管理4.2.1 下发归档通知档案室每年12月份向相关部门下达年度归档通知。明确归档计划编制完成时间及收集整理完成时间。4.2.2 收集整理各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期移交本单位档案部门集中管理，任何人不得拒绝归档。收集整理的主要内容、方法详见档案收集与整理管理部分。4.2.3 审核档案室对各部门移交的各门类文件资料应认真清点、全面检查是否符合归档文件的质量和整理要求，经核查无误后在移交清单上签字，办理交接手续。4.2.4归档档案室接收各门类、各种载体资料后，进行编号、编目、装盒及封面、脊背的填写粘贴、排列上架等工作，在3个月内完成归档工作的全过程。4.2.5 保管档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。档案的存放应遵循档案管理专业具体要求和技术标准执行。档案入库前应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对已易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护；音像档案按不同的载体形式分开排架，录音带、录像带、移动硬盘、光盘等采用防磁设施单独保存。4.2.6 统计档案室对已归档入库的各门类、载体档案进行统计。对本年度已归档的档案进行统计，并填写档案统计台账。4.2.7 提供利用提供利用内容及方法详见 档案提供利用管理部分。4.2.8档案鉴定销毁档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。具体内容与方法详见 档案鉴定与销毁管理部分。4.2.9 资料归档由档案室对档案管理过程中形成的文件资料进行归档。4.3 档案收集整理管理4.3.1 编制归档计划 由档案形成部门提报档案归口管理部门，进行组织审核，形成归档计划。4.3.1.1 文书档案材料归档范围凡是本单位在其职能活动中形成的反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对国家建设、本公司和历史研究具有利用价值的文件材料，具有考察价值的文件材料以及重要的上级机关来文、信函等；本公司工作活动中形成的在维护国家、企业和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报