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Microsoft Office 办公效率宝典 二〇〇四年二月 目录 轻松提高办公效率 3 使用语音和手写输入功能快速添加文字 3 选择模板创建规范化的公文 8 使用自动更正功能和自动图文集 13 坚如磐石的安全性 17 设置文件保护 17 数字签名 20 宏保护 24 自动修复 26 流畅的交流与沟通 30 整合电子邮件 30 传送邮件 38 发送审阅/比较合并 41 版本 45 多语言部分 49 Unicode 49 简繁转换 50 英汉汉英字典 52 我是一个在政府部门工作的小秘书，现在，政府大力推行“无纸办公”，倡导使用计算机处理文档。这可急坏了我的领导王处长，焦头烂额地向我询问如何使用办公软件。其实使用微软公司的Office 软件非常容易，它界面友好、操作简单、保存方便。我就以现身说法，和大家共享Office 软件的妙处吧！ 轻松提高办公效率 使用语音和手写输入功能快速添加文字 王处长从前办公是不使用计算机的，他鼠标操作不太灵活，打字速度又不快，怎么办呢？Office就将他拒之门外了吗？当然不！ 使用Office XP简体中文版，只要配置一个麦克风，训练计算机熟悉你的语音，就可以解放我们的手指了。 打开Microsoft Word应用软件，会出现如下的界面： 我们使用鼠标单击 [ 工具 ] 菜单下的 [ 语音 ] 选项，计算机会提示我们安装好麦克风，开始语音训练： 接着，计算机会让你以平和的语调念一段文字：“今天的天气好极了。”看看系统对语音的接收情况。回答语音向导的几个简单问题以后，就可以开始语音训练了。注意，要保持周围环境安静噢, 这样录制的效果会更好。 如果你不放心的话，还可以选择更多训练，你训练计算机的时间越长，它对你的语音识别效果就越好。 好了，现在就检验我们的成果吧！当输入法工具条上的麦克风按钮按下时，系统处在语音输入状态。 我们的王处长只用了15分钟的时间， 就完成了语音训练，瞧，他已经开始使用计算机工作了！ 怎么样，效果不错吧？其实用语音输入文字只是Office软件“语音功能”的一小部分，用语音输入命令也是可以的！我们只需要在“输入法工具条”中选中“声音命令模式” ： 自从我教会了王处长使用Office XP提供的语音功能，他就可以轻松地输入文字、操作菜单命令了。他还连连夸奖Word应用软件的智能化，不信，你也试试吧！ 今天一大早，王处长就找我询问，他遇到了一个难题， 输入人名的时候碰到“蕈”这个字，不认识，没法念出来，也无法使用拼音输入法，五笔输入法又不会，怎么办？…… Office XP提供的“手写输入”功能就是法宝！那些知形不知音的生僻汉字，用鼠标写出来即可被计算机识别。“手写输入”又提供了几种功能适应于不同的场合： “ 框式输入”功能 从输入法工具条中选择“ 手写输入”中的“框式输入”选项： 在框中将这个字写出来，在书写的同时，Word 软件还会智能地为你提供相关字的选择。 “ 任意位置书写”功能 从输入法工具条中选择“ 手写输入”中的“任意位置书写”选项，此时可以在纸的任意一个地方书写，完成后系统会自动识别。 “ 绘图板”功能 王处长想把自己的手写签名也保存起来，这样签署文件既有权威性，又倍感亲切。打开“ 手写输入”中的“绘图板”选项，此时手写输入的文字或图形都会保存为图片格式。 怎么样？签名和小图画都做的那么漂亮！我猜，你一定跃跃欲试，想亲身体验Office XP带给你的方便了吧！ 选择模板创建规范化的公文 王处长今天又给我布置了任务，让我把上周的会议内容整理成“会议纪要”，并保存为电子文档。天哪，上学读书时学习的“行政公文书写规范”都忘得差不多了，应该使用什么格式呢？我对着计算机屏幕和纸上潦草的几个字发呆……对了，Word应用软件中为我们提供了“模板”，已经将内容和格式规定好了，看： 有很多模板供我们选择：传真、信函、报告，我就选择“会议议程”这个模板啦！ 只要回答向导的几个简单问题，Word就为我们定制了一份“会议纪要”的文档，我按照实际内容填空就可以完成工作了。 如果Word应用程序提供的模板还不能满足你的需要，我们可以到微软网站的模板库中去挑选，只需要在任务窗格中选择M上的模板，Word应用程序就会自动链接到微软网站的模板库： 看，模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随时更新内容