浅谈电子档案的特性与管理利用.pdfVIP

矿 业 工 程 第 12卷 第 2期 64 M iningEngineering 2014年 4月 浅谈电子档案的特性与管理利用 郑凤 久 (中冶北方工程技术有限公司，辽宁 大连 116600) 摘要：长期以来，档案管理工作主要以纸质档案为对象，而 电子档案在载体、信息存储形式及处理利 用等方面与纸质档案有着本质的区别。因此，探讨电子档案的特殊性以寻求合适的管理方法，对未来的档 案工作无疑是有益 的。从 电子档案的种种特性 出发，探讨其对档案利用 的影响，并介绍 了设计院电子档案 的查询与利用。 关键词 ：电子档案管理 ；档案特性 ；存储方式 中图分类号：C931．9 文献标识码 ：A 文章编号：1671—8550 (2014)02—0064—03 序为磁盘 (带)、光盘、活动硬盘等编 的顺序号 。 0 引言 这样 ，纸质档案管理工作中有关案卷的工作 内容如 档案管理工作是企业管理工作的一部分 ，对科 组卷、卷内文件排列、案卷 目录等在电子档案工作 研企业 的健康发展有较大的作用 ，有助于提高企业 中都可省去 ，而 由于无案卷号和卷内页号 ，使电子 工作质量和效率 。作为以设计为主体的科研单位 ， 档案的编号也更为简洁明了。 电子管理已成为档案管理工作的重点，它不仅反映 — — 磁性载体信息容量大，体积小 ，便于库房 了企业设计 、生产的全过程 ，更是衡量企业效益与 管理。磁盘 (带)、光盘等与纸质载体相 比，最大 管理水平的重要尺度 。 的优点就是信息存储量大 ，体积小。原来排一长架 的纸质档案的内容可能一张光盘就容纳了。这样 ， 1 电子档案与纸质档案的区别 管理电子档案所需库房面积和排架长度与纸质档案 — — 电子档案是 以磁盘 (带)、光盘 、活动硬 相比将大幅缩小 ，从而可以大幅度节省空间，并能 盘等磁性材料为实体保管单位的，不同于纸质档案 节省大量人力和物力 ，库房紧张将不再是档案管理 是以案卷为最小保管单位 ，因此电子档案的编号中 中的主要矛盾。 没有案卷号 ，只需有全宗号、盘 (带)号、文件 — — 磁性介质具有不稳定性 ，且寿命短。电子 号。盘 (带)号即按 内容主题和在库房中的排列顺 档案的载体虽有许多优点，但较纸质介质脆弱 ，容 易受环境影响，并且寿命一般不会超过 20年。这 就使电子档案在保管条件上有特别的要求 ：电子档 收稿 日期：2014—01—02 作者简介：郑凤久 (1979～)，女 (汉族)。辽宁朝阳人 ，中冶北方 案必须存放在专用库房中，对室内温湿度要严格控 工程技术有 限公司档案室馆员。 制 ，还要有防尘、防火，特别是 防磁场、电场的设 ABriefAnalysisoftheTaxPlanningofEPCProject JINBingbing ，ZHANYingz (1．People’SBankofChina，ShenyangBranch，Shenyang110001；