非日常性物资采购管理办法.docVIP

非日常性物资采购管理办法（暂行） 第一章? 总则 1.1? 为进一步加强非日常性物资采购管理，把好采购、验收及出库关，降低企业采购成本，规范业务管理流程，特制定本办法。 1.2? 本办法适用********公司 （以下简称“公司”）除供应部门采购外的物资采购管理，包括后勤福利用物资、工会活动用物资、对外招待用物资等。 第二章? 计划管理 2.1?采购业务必须依据有效的采购申请或采购计划进行。采购业务发生前，采购部门应以专题报告或书面计划的形式报公司审批同意，严禁无计划采购。 2.2?采购部门应根据实际需要准确编制采购计划，计划中应包含物资名称、规格型号、质量要求、计量单位、用途、数量和其它需说明的事项等，原则上不得指定或变相指定供应商。 第三章?供应商选择 3.1 采购部门应按照经济、可行的原则选择适当的供应商，可根据采购物资的不同选择相应的供货渠道，具体如下： 3.1.1 对外招待用物资：对单位价值较大的烟、酒、茶、床上用品等，应选择专卖店或大型超市等供货渠道，采取定点采购的方式，在降低采购成本的同时保证产品质量。对单位价值较小的水果等物资，可采取就近原则选择供货渠道。 3.1.2 后勤福利用物资，如宿舍用热水器、床、桌椅、工会活动奖品等，应选择专业性较强的供货商或大型超市作为供货渠道。 第四章?采购方式与定价机制 4.1?由于非日常性物资采购的局限性和不确定性，决定了采购方式和定价机制较为单一，如对外招待用物资、工会活动用奖品基本采取定向采购，且价格大多随行就市。后勤福利用物资采购较为灵活，应采取询比价的方式，实行非定点采购。 4.2?询比价相关要求 4.2.1? 询价单制作与发布 制作统一的询价单（见附件一），明确采购物资的名称、规格型号、生产厂家或品牌、计价方式、交货期限、交货地点和询价单接收截止时间等内容。 询价单的发布范围应包括所购物资的合格供应商和部分经调研认可的潜在供应商，且不得少于三家。 4.2.2 询价单回收与注意事项 原则上要求供应商以密封方式提交询价单。若以传真方式提交，则由办公室负责接收登记，注明接收人和收件时间。 4.2.3?比价及议价 对符合要求的询价单应进行比价并形成汇总比价表（附件二），若存在质量、价格、交货期、税率和送货方式等方面的疑义，则需与供应商进行二次洽谈，并保留好洽谈记录。采用电话方式议价的，应使用电话免提功能，指定两名以上管理人员参加，并做好电话记录，必要时可要求供应商发函（一般性事项可用传真或邮件）确认。 第五章?采购合同签订 5.1　原则上，非日常性物资采购无需签订书面合同，若涉及金额较大或长期定向采购的，如大批量后勤物资采购，长期烟酒采购等，可签订相应的采购合同，一方面规避采购风险，另一方面可与供应商协商，博取一定的折扣，降低采购成本。 5.2? 合同签订需按照《合同管理办法》相关规定执行，合同经办人应根据市场调研和询比价结果，拟定合同文本，明确双方的权利、义务，经相关部门审核会签，报公司领导审批后，盖章生效。 第六章?采购验收与结算 6.1?非日常性物资采购一般由经办人直接采购，或由供应商送货上门，凭发票（送货单）办理验收。验收时须由两个或两个以上部门进行现场确认，验收人员须对采购物资的规格型号、品牌、数量、质量等要素进行把关，由采购经办人填制《非日常性物资采购验收入库单》（见附件三），经相关验收人员签字确认，经办部门分管领导审核后，交财务部门办理结算。 6.2? 参与验收人员应严格把关，若对数量和质量有异议的，应当场提出，并给予退换货处理，若货款已支付，由经办人自行承担。 6.3　非日常性物资结算报销时应附下列材料作为报销附件： 6.3.1? 会签齐全的《非日常性物资采购验收入库单》。 6.3.2? 合法有效的货物发票及送货清单。 6.3.3 审批齐全的非日常性物资采购计划或报告。 6.3.4 若已领用或消耗完毕的，应附《非日常性物资采购出库单》（见附件四）。。 第七章?出库与监督管理 7.1?领用非日常性物资应及时办理《非日常性物资采购出库单》，由领用部门办理并签字确认，保管部门负责人负责审批。 7.2? 财务处应不定期对非日常性物资的出入库台账进行核查，并对库存物资进行盘点，对账实不符的要及时查明原因，并追究相关人员责任。 第八章? 附则 8.1? 本办法自下发之日起执行。 8.2? 本办法修订和解释权属办公室。 4