浅谈如何加强档案现代化管理研究.pdf

·574· 齐鲁档案论坛 陌生，往往费力不少，成效甚微，返工重做的现象普遍。对此，项目主 管部门和档案管理部门应认真组织业务培训，帮助他们了解关于重 点建设项目档案工作的法规，熟知档案理论的基础知识和具体的操 作方法以及国家、省市对项目档案验收的具体要求。 (五)要认真做好重点建设项目档案的验收工作。严把关口，这 是保证重点建设项目档案质量的重要环节。山东省档案局和山东省 发展计划委员会已联合印发了《山东省重点建设项目档案验收办 法》，对项目档案验收程序、方法和要求做出了具体的规定。根据此 办法，及时组织重点建设项目验收领导小组，按期验收，定期抽查，发 现问题，及时查找原因，纠错改误。在验收中，要特别注意工程前期 文件，隐蔽部位的档案资料以及竣工图的齐全完整和准确、系统。另 外，也应根据各自实际，制定出相应的验收办法或贯彻意见，确保重 点建设项目档案齐全完整，标准规范统一。 确保基建工程竣工的质量功在当代，利在千秋。要做好基建工 程档案这项复杂的工作，不仅要求档案人员具备过硬的业务能力，还 需要得到企业领导和各有关部门的关心和支持。只有全方位地抓好 各环节的关键点，实施全过程管理，把好基建工程竣工档案验收关， 把制度化、标准化管理工作真正落到实处，才能使基建工程竣工档案 的管理工作得到进一步加强，才能使基建工程档案在企业的发展中 真正发挥应有的作用。 浅谈如何加强档案现代化管理 山东航空股份有限公司货运部 唐 明 二十一世纪初期的社会，已进入到了信息科技时代，各行业都在 为实现信息化努力着，档案事业的现代化管理与社会各行业一样，也 在进行档案信息化管理的基础性工作。做好档案基础工作，关系到 能否实现档案工作信息化建设的重要一步。 一、档案基础工作存在的主要问题 一是档号不规范，有的还没有目录号，一卷多册现象普遍存在。 科学管理篇 ·575· 二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本 要素，甚至没有案卷标题等问题较多。三是大部分案卷缺少卷内目 录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难被发现。五是组卷混乱 现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的，还有 按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的 五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大 的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看综合性档案馆，需要 未具备实现计算机管理的充分条件，就是需要尽快地、科学合理地解 决这些问题。 二、档案现代化管理的具体措施与做法 (一)按照档案管理标准，实施“以我为主”的归档原则是推进档 案工作规范化的关键环节 相近文档的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化 的最大问题。实现档案工作规范化的根本目标，就是要实现档案保 管利用价值的最大化，归档案卷的完整化和检索利用便捷化。而 “以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工 作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的 文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下 来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化 的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问 题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务 的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则， 将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行 合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重 点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内 容、形式和重要作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具 体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档 案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前 提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重 点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时， ·576· 齐鲁档案论坛 又要注意防止应归档文{譬的散失。特别是在立卷中，要把同类并具 有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题