总经理办公室简介.doc

总经理办公室简介 总经理办公室是总经理的日常办理机构。其主要任务是根据总经理的指令，统筹酒店行政管理工作。协调酒店各部门的相互关系，沟通酒店与社会各方面的联系；督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；管理酒店的文书、档案和资料；做好接待来访工作；传递和整理酒店经营管理信息，为总经理制定经营管理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。 岗位设置 总经理办公室主任 秘书/档案员 园林主管 总经理办公室管理制度 一、印章管理和使用制度 1、酒店印章指酒店的公章和专用章，酒店公章由总经理办公室主任或授权专人进行保管，酒店专用章由部门总监或总监授权的专人保管。公章和专用章的保管人统一造册登记，于总经理办公室备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理手续。 2、酒店印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。 3、酒店公章的使用必须由总经理签批，总经理不在酒店，可由总经理授权人代签。 4、酒店印章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》存档。凡加盖酒店公章的发文，总经理办公室必须留底存档。 5、酒店印章的刻制，尺寸和样式由总经理办公室统一规定，任何人和其他部门不得自行其是。 6、新印章在启用前，必须留印模以备查，总经理办公室根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。 7、作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。公章如有遗失，须立即上报总经理办公室，总经理办公室发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。 二、文件、档案密级划分和存放范围的规定 1、酒店文件和档案的密级度分为绝密级、秘密级和内部文件三级。绝密级文件一般可存放于总经理办公室，秘密级文件资料一般可存放于部门经理处，内部文件可存放于部门秘书处。 2、借阅范围： （1）绝密——文件产生部门的经理和酒店总监级以上人员； （2）秘密——文件产生部门的有关员、有关的部门经理； （3）内部——文件产生部门的有关员工、其他有关部门的员工。 3、业务文件资料划分的范围： （1）绝密——酒店重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；酒店其他的得大经营管理的文件材料等； （2）秘密——酒店财务报表、账册；酒店日常经营管理计划、成果；酒店客户情况；餐饮菜谱档案；工程设备技术资料等； （3）内部——酒店一般的全店性制度；部门度和部门相关的业务资料。 三、文件管理制度 1、酒店公文办理程包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、传递、归档和销毁程序。 2、酒店收到的公文由档案室签收登记，分类后递交总经理办公室主任拟办意见。 3、总经理批办的公文，根据批示，由档案员转交承办部门和传阅人员，并进行签收登记。 4、因工作需要，借阅文件的档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，秘密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离酒店。 5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压；以承办批示存有异议，及时提出书面意见。 6、各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。 7、公文处理过程中，要做好平时归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交档案室归档。 8、酒店的所有人员调动和离职时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离职手续；参加会议带会的文件，应及时交档案室登记和保管。 9、档案室没有保存价值的文件，经过鉴别和总经理办公室主任的批准，予以定期销毁，作为废品出售或直接送造纸厂化浆处理。 四、档案管理制度 1、各部门办理完毕的文件，要及时移交档案室，并按“条款类目”分别存放，三个月后，经检查齐全后，整理立卷归档。 2、每天及时将文件归档，以免散失和积压；严格执行档案清理和整理制度，实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。 3、准确做好档案索引，以便于查找。 4、归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作，使所有资料和文件可随查随得，避免盲目查找。 5、卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复，页号一律在右下角，案卷目录打印四份 ，卷内目录打印五份。 6、案卷的厚度一般1.5cm~2cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或褪色的材料要进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边；纸面过大的书面材料要按卷宗大小折叠整齐；字迹难以辨认的材料要附上抄件；卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。 7、根据卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案