《物流信息管理》课件7 物流信息系统运行管理与维护.ppt

第七章 物流信息系统运行管理与维护 7.1 物流信息系统的运行管理 7.2 物流信息系统的维护 7.3 物流信息系统的安全管理 7.4 物流信息系统的监理、审计与评价 7.1 物流信息系统的运行管理 7．1．1运行管理的目标和内容 1．运行管理的含义 所谓运行管理工作就是对信息系统的运行进行监测和控制，记录其运行状态，对信息系统进行必要的完善、修改和补充，以使信息系统充分地发挥其功能。信息系统进入使用阶段后的任务是对系统进行管理和维护，使信息系统真正发挥为管理者提供信息的作用。如果缺乏科学的组织与管理，信息系统不仅不能为管理工作提供高质量的信息服务，而且信息系统本身也会陷入混乱。信息系统运行管理主要通过行政手段，利用技术辅助手段进行。一个信息系统如果不能正常有效地运行将给组织带来极大的危害。 7.1 物流信息系统的运行管理 在工作实践中，我们经常发现信息系统不能有效运行是一些认识因素造成的。我们不应将信息系统的管理工作与机器设备本身的管理工作等同起来。计算机应用系统的任务是为管理工作服务，它的管理工作是以向一个组织提供必要的信息为目标的，是以能够满足管理工作人员的信息需求为标准的，而机器本身的管理与维护工作只是这一工作的一小部分，只是提供了硬件的保证，真正做到向管理人员提供信息还需要做许多软件操作、数据收集、成果提供等工作。因此，信息系统应该有专人负责其运行管理与维护工作。这里说的专人，不应该是只管理硬件设备的硬件人员，还应该是了解系统功能及目标的、与管理人员直接接触的信息管理人员。 7.1 物流信息系统的运行管理 2．运行管理的内容 信息系统的运行管理工作是系统研制工作的继续，主要包括日常运行的管理、运行情况的记录和对系统的运行情况进行检查与评价。 1)日常运行的管理 信息系统投入使用后日常运行的管理工作是相当繁重的。经常性的运行管理工作有以下几个方面。 (1)数据的收集。例如，在库存管理工作中，对每天进货出货的业务处理都应该包括数据收集、数据校验及数据录入。 7.1 物流信息系统的运行管理 数据收集工作常常是由分散在各业务部门的业务管理人员进行的。因此，其组织工作往往是比较难以进行的。系统主管人员应该努力利用各种方法，提高这些人员的技术水平和工作责任感，对他们的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所收集数据的质量，为系统有效地工作打下坚实的基础。 数据校验工作在较小的系统中往往由系统主管人员自己来完成。在较大的系统中，一般需要设立专职人员来完成，国外称其为数据控制人员。需要指出的是，对其业务要求是比较高的。因为，信息系统最重要的资源是数据，一切硬件、软件等都是为了保证数据的及时、完整及准确，整个系统的效率或对外的形象都依赖于它所保存的数据。 7.1 物流信息系统的运行管理 无论多么先进的硬件设备、多么完善的加工功能，如果没有及时、完整、准确的数据，都不能发挥实际的效益。保证数据的及时、准确和完整，并不只是计算机技术本身的问题，而且与具体的业务紧密联系。数据校验存在于几种工作中，如将分散的数据集中，手工数据向计算机数据格式转化等。在数据由手工处理方式转变到计算机处理的过程中，必须做好数据校验工作。这就要求：一方面，校验者必须对系统所处理的业务有足够的了解，许多数据的正确或错误是不能只从数据本身字面上来判断的，往往需要对数据的逻辑含义有理解，甚至需要相当的实际经验。对于系统所处理的业务一无所知是不可能做好校验工作的；另一方面， 7.1 物流信息系统的运行管理 从事校验工作的人又必须对计算机系统对数据的要求(包括格式、范围、平衡关系等)有确切的了解。 对录入工作的要求是迅速与准确。录人人员的责任在于把经过校验的数据送人计算机，他们应严格地把收到的数据及时准确地录入计算机系统，一般来说，录入的数据是记载在某种磁性介质，如磁盘、磁带上。他们并不对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行考虑与承担责任，这一责任由校验人员承担，录人人员只需要保证送人计算机的数据与纸面上的数据严格一致，这是由录入人员和校验人员的职责决定的。因此，不能由录入人员代替校验人员。当然，这两项工作也不是截然分开的。某些校验工作是在录入之前完成的。 7.1 物流信息系统的运行管理 例如，某些显而易见的超出合理范围的数据，无疑应在录入之前排除，而某些需要大量计算的平衡检验，则可以在录入数据之后用事先准备好的程序来检验。另外，还需要用事先准备好的程序来检验录入工作的质量。在许多系统中，为了保证重要数据的安全，常常在录入或更新数据时，先把新录入的数据存放在临时的工作文件之中，而不让录人人员直接接触重要数据文件本身。待经过检验确实无误之后，再由系统管理人员或负责数据检验的人员，运行专门的程序，存人数据或进行更新。总之，必须由系统主管人员或比较熟悉