太阳能光伏产业基建项目文件立卷归档管理办法.doc

汉能集团管理制度 太阳能光伏产业项目 文件立卷归档管理办法 制度代码 版本 实施日期 主编单位 批准人 HNKG-ZD-(XZ-03)-04 V2 2010年12月16日 行政管理中心 李河君 说明： 目 录 第一章 总 则 1 第二章 主要内容与适用范围 1 第三章 项目档案管理 1 第四章 项目文件收集、整理、编制的主要职责 2 第五章 项目各阶段文件资料收集归档范围 3 第六章 项目档案的质量要求 3 第七章 项目文件整理立卷 6 第八章 归档 9 第九章 项目档案的移交 10 第十章 档案管理 10 附件1：建设工程档案归档审签单及附表 12 附件2：太阳能光伏产业档案分类及档号编制原则 14 附件3：太阳能光伏产业档案分类归档范围保管期限参照表 19 第一章 总 则 第一条 为了保证集团太阳能光伏产业档案的完整、准确、系统性，使档案管理工作规范化，根据国家颁布的有关档案整理、编制规范规则，结合集团太阳能光伏产业项目建设的具体情况，特制订本办法。 第二条 项目文件是指项目决策、研发到建成投产、销售全过程形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对工程建设项目进行管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。 第三条 各项目公司作为项目业主单位，负责组织、协调、指导、检查和验收各参建单位项目文件编制及立卷归档工作。监理单位负责指导、审查和验收参加工程项目施工单位的项目文件编制和归档工作。 第四条 项目公司在重大项目招标及与勘察、设计、施工、监理、质量监督、调试等单位签订协议、合同时，需设置具体条款明确要求承接（包）单位向业主单位及时提交合格的档案资料，明确规定有关资料及工程文件（含竣工图及其它特殊载体）的套数、质量、费用、移交时间等。 第二章 主要内容与适用范围 第五条 引用标准：档案分类标引规则（GB/T15418-1994），科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000），建设工程文件归档整理规范（GB/T50328—2001），国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28—2002）。 第六条 本办法重点规定了集团太阳能光伏产业基建项目文件及竣工文件的编制及整理归档的要求和方法。 第七条 本办法适用于汉能集团太阳能光伏产业项目文件的收集、整理及归档管理。 第三章 项目档案管理 第八条 项目档案采用以项目为单元的管理办法。各项目公司负责人必须把档案工作列入项目工作计划，明确该项目的档案责任人，采取有效措施，开展档案工作。项目公司档案室负责集中统一管理有关工程建设的全部档案，其中的机要档案专人专柜管理。项目公司基建职能部门和档案室对各现场建设单位档案工作履行监督、检查、指导职责。 第九条 项目档案管理是项目管理的重要组成部分。在检查工作进度、工程质量与年度考核时，要同时检查项目档案的收集、编制、归案情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，同时验收应归档文件材料的完整程度和编制质量。 第十条 参建各单位应按承包合同，国家、行业现行规程、规范规定以及汉能集团档案管理相关规定提交合格的档案资料，凡未向公司提交完整、真实、系统的档案资料（或不符合档案管理规定）的工程（项目），不能通过验收。没有公司档案室签字不能结算最后一笔进度款和进行合同清算。 第十一条 为保证工程建设项目档案的完整性、系统性和准确性，监理单位应按国家、行业现行规程、规范规定以及汉能集团档案管理相关规定制订相应的档案工作监理细则，交公司总工会同有关部门审批后，作为档案监理工作的检查依据。 第十二条 声像档案是纸制载体档案的必要补充,参建单位和项目公司应指定专人，负责各自按合同和相关规定要求应提供的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。 第四章 项目文件收集、整理、编制的主要职责 第十三条 光伏项目公司：负责基本建设项目前期立项和设计文件的收集归档；负责设备、工艺、涉外和竣工、验收文件的收集、编制；负责工程管理文件收集、编制；负责工程咨询文件的收集、编制；负责审查和接收全部工程档案；负责项目科研、生产、销售各阶段文件的收集、整理、编制工作。 第十四条 集团总部各相关部门：在职能范围内获取、收集的项目相关资料应定期移交档案管理部，由档案管理部进行集中整理、编制。 第十五条 设计单位：负责按合同提交工程各阶段完整的勘测设计文件，以及按规定提交各验收阶段、各专题验收的文件和设计报告。 第十六条 施工单位（含设备安装单位）：负责按合同和现行规范要求收集、编制、整理、提交全部施工文件、竣工文件（含竣工图）