会议文件资料收集整理.doc

会议文件资料收集整理 （一）相关知识 会议结束时，秘书要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。 1．收集会议文件资料的要求和内容 （1）收集会议文件资料的要求。 1）确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。 2)收集会议文件资料要及时，确保文件文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。 5）收集整理过程中要注意保密。 （2）需收集的文件资料 1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传2）交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。 3)会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、提案会议记录、会议简报等。 2.会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的步骤，是档案工作的基础。 （1）会议文件立卷归档的意义。在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要以下4点。 1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。 2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。 3）保护会议文件的完敕与安全，便于保存和保管。会议内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按一定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保密和管理。 4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文收处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便宜从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档案的部门工作对象，立卷工作是档案的工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。 （2）会议文件立卷归档的范围和分工。公司日常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。 （1）会议文件立卷归档范围 根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是： 1)与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。 2)上述会议的参考文件资料。 3)上述会议的出席、列席、分组名单。 4)上述会议的议程、日程和程序。 5)上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。 6)上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。 7)领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。 8）上述会议的选举材料。 9）上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。 10）上述会议的证件。 11）上述会议的记录表。上述会议的总结情况。 12）会议总结。 13）与会人员名单、联系方式。 14）其他有关资料。 此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。 （2）不需要立卷归档的会议文件资料。根据《国家档案局关于几项不归档的文收材料的销毁暂行规定》，下列会议文件资料不需立卷归档： 1）重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。 2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。 3）未成文的草稿和一般性文件的历次