德邦货运物流公司内部控制度及案例分析（ 54页） .ppt

公司内部控制度及案例分析 讲解人：段建设 目 的 了解公司各项内控制度，合理有效地规避和防范公司风险 为了加强公司的单据管理，有效监督和控制单据的申购、印制、保管、登记、领用、缴销，移交、清查等环节，确保单据的正确使用，保证单据的规范化操作，特制定本办法。 案例三 “以什么依据向客户收取到付款呢？” 2、单据用量：领取的单据+库存单据+2－5天的用量。 3、单据的核查： 如发现单据有缺号、串号、少联、多联等情况，应及时整本退回总部单据管理员处理。 4、收据与小票申请： 第一次：先核定必备用量---书面申请---分部 经理签字--交总部单据管理人 第二次：以旧换新的形式进行领取 5、单据外用： 外单位原则上不允许申请领取本公司单据 二、单据的使用 1、使用范围：用于业务范围和项目，不得代开、买卖和用于擅立项目的收费 2、使用原则：按先领先用，顺时顺号、整份齐全、内容一致。不能 重复 打印，不能开 鸳鸯 票；各种单据严禁涂改、刮擦、挖补等。 3、错票处理：应整份齐全、连同存根联保存备查。作废的单据注明“作废”字样。并正常收银 。 4、使用中异常处理：有缺号、串号、少联、多联、无法复印到下一联等情况不能正常使用的情况应立即停止使用。并将未用的有问题的单据整本上交。 三、 单据的系统领用与销号 ? 四 、 单据的管理 1、公司单据不得放在客户处。 接货外用的要及时交回 2、单据管理员变更： 不得随意更换，如因工作需要更换的要提前通知分部会计 3、交接： 分部会计、分部单据管理员以及分部经理因工作调离、辞职等办理移交手续时，必须将经办的单据逐点交待清楚。 4、逾期单据的处理： 超过三个月时间领出的未用单据。上交总部单据管理员，进行重新核销、领单 五、单据的清查 1、分部经理必须配合分部会计的单据清查。 2、各分部会计每月检查一次分部的单据使用情况。 3、总部单据管理员每月月底前统一检查一次各分部的单据使用情况，并将全公司单据使用情况出具书面报告给上级。 4、对各分部部分人员不按规定使用单据，私自印刷、外购单据或擅自销毁单据，公司所有人员都有权揭发、举报。 六、相关单据保管的责任部门 1、托运书及运单副本联的保管：如何装订？保存期限2年。 2、运单走货联1的保管：现付单走货联1，到付单走货联1，保存期限2年。 3、暂时欠款客户运单托运人联，由分部柜台保管，客户付款后不再保存，月结由会计保管。 偏线走货联 有偏线（即收货签收单），由偏线部门每天按“正常签收”和“非正常签收”两类，装订成册保存。保存期限2年。 空运走货联 1、空运走货联存于查询部，由查询部每天把走货联订于大票清单后，按日期装订成册保存，保存期限2年。 2、对空运货签收单，网络代理要保存2年。找不到签收单据，由查询部追究网络代理责任。 以上相关单据保管由总经办6S负责实施，品管部负责检查、监督、处罚 七、 部门经理的警示 1）单据使用超出规定业务范围和项目的； 2）整份丢失单据的（代单、收据、小票） 3）没通过工作流审批完成，给外单位发放单据的； 4）开鸳鸯票单据的，同时还将承担鸳鸯票差额的损失； 5）擅自销毁单据的（以上责任人100，直接领导50发现人30） 6）单据财务联丢失的； 7）单据涂改，不按规定填写、使用的； 8）单据的作废缺号、少联的； 9）单据作废率超过5%的（印刷错误而引起的作废不在此计算之内）；? 10）对已正常开单（不管是否作废），分部兼职出纳有从开单日起有超过二天未正常收银的； 11）分部间不允许借单，对借单与被借单者同等处罚分部会计、分部单据管理人员与责任人； 12）已用收据、小票不按规定上交总部单据管理员统—管理的； 13）收据、小票的存根联不妥善保存丢失的； 14）超过三个月时间的尚未用的单据； 15）分部经理未设立分部单据管理专员的；（以上责任人30，直接领导20，发现人10） 案例分析 案例（四） “一联签收单，价值32500元” 案例（五） “客户联与走货联件数不一的后果 第二节 费用报销制度 一、支出报销单据种类：“费用报销单”与“支付证明单” 二、使用费用报销单时报销规定 1、所有的费用申请及费用报销均走工作流； 2、采购类费用报销时，必须附有业务联系人姓名，联系方式及公司所在地址。 3、对于车票报销，规定每次乘车每次撕票，杜绝可疑连号票； 4、部分工程款和大型出资行为须附相关合同（价位部分）复印件 三、费用报销工作流流程及金额审批权限规定 经营部门 运作部门 需总