专家经验谈：Excel工作表的设计策略.doc

专家经验谈：Excel工作表的设计策略 创建一个Excel工作表(工作表：在Excel中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。)没有任何神秘之处可言，毕竟，这只是一些行和列而已。我们当然不想抑制您的创造性。即使是在开始编写电子表格的十多年后的今天，我们仍可以看到网格的绝妙新用途。但是，有几条可以让生活变得稍微容易一点的原则以及一些您需要小心的陷阱。这篇文章提出了您在装好数字设备准备开始构建自己的工作表之前应该问自己的一些问题。 有时这一点似乎相当明显，但总体而言，通常总是把最丰富的数据放在行中而不是列中。做决定时应该考虑数据的可读性。 例如，一个如下图所示的以月份定向的工作表可与月标签很好地配合使用，无论月标签是在工作表的上方还是左侧。在图中所示的情况下，使月标签在侧面就使得在屏幕上查看工作表更容易，同时也使工作表更容易与打印纸匹配。应让工作表更长，而不是更宽，这样就可以使用“PageUp”和“PageDown”键来进行屏幕导航。 图中所示的工作表仅有四列详细数据，但是如果工作表有比月份数更多的详细数据种类，把月份放在列中就可能是更好的选择。水平定向之后，前一个工作表中所显示的数据仍然可以工作，但要查看所有的数据就必须将滚动条滚动到右边，如下图所示。 通常工作表中积累的详细信息最适合于从顶到底的行―或者相对而言，一个深而窄的工作表。您当然可以建立一个浅且宽(只有几行深，却有很多列)的电子表格，但也许不久您就会遗憾。您必须不停地把滚动条滚到右边去查找信息，在您打印时要处理奇怪的分栏符，这时浅且宽的表就会让您头疼不已。 策略提示 需要打印工作表吗? 开始在工作表上工作之前，最好问问自己工作表是否需要被打印出来。您可能会发现不用考虑打印的问题，例如在工作表被用于信息存储或者仅仅作为参考的时候。 如果要打印工作表，就需要考虑表和数据应该如何呈现出来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如，前面图中所示的水平定向的工作表需要两页纸打印，即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单，“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部分月份总计，但是看不到区域的名字，除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复打印标题。 策略提示 对于大型工作表，无论是水平还是垂直定向的，要使得打印结果容易理解，在每页顶部重复打印标题行，或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。数据如何被使用? 打印结果如何被使用也是一个要考虑的问题。如果将被用在一份管理报告中，那么您会希望在一页纸中得到最突出的信息;如果是一份演示文稿，您会需要对数据进行精炼，或者创建更少更容易理解的数据块，以便汇总在十来个单元格组成的小网格中。这样它就可以被放在一张胶片或幻灯片上。如果您有大量的数据要处理，可以根据不同的目的创建汇总页，如下图所示。 如果工作表被用于审计或参考的目的，您可能希望看到它所包含的所有信息。在这里定向就成了一个大问题。无论是横向(水平)格式还是纵向(垂直)格式打印，您都需要据此来设计自己的工作表。有时如果您的表有很多列，使用横向定向会不错。如果您的列数实在太乱，可以试着把数据分割到工作表的总体系统中，即可以按照真实情况打印而不损失上下文或可读性的数据块。例如，前面图中所示的工作簿底部的工作表标签说明，显示的汇总工作表实际上在一个工作簿中汇总了其他六个表中的数据。 如果不需要打印工作表中的所有项目，可以使用分级显示来折叠大型工作表中的详细内容。例如，可以使用分级显示来只显示和打印总计，如下图所示。 受众对象是谁? 构建工作表只是给自己用呢，还是要与他人联机或是以打印的形式共享呢?换句话说，工作表需要看上去很漂亮呢，还是没必要用太花哨的格式?需要为他人创建一个大体的摘要或是总体的概述吗?在决定工作表的样式时，明确地考虑受众对象非常重要。 如果您对工作表中的数据很熟悉，也就是说，如果这些数据就是您的工作，或许您对详细信息的兴趣要比其他人大得多。您需要像这些信息的受众对象那样去思考，告诉他们什么是他们需要知道的—不要多，当然也不应该少。如果您的工作表中包含了很多您的受众对象并不真正需要看到的数据，这种状况是经常发生的，此时您可以为更好地整体理解来特别创建一个汇总工作表。 策略提示 如果工作表有超过一种的受众对象，此时应为每组对象创建不同的汇总工作表，而所有的工作表都使用相同的底层数据。 您不在时工作表还可以工作吗? 如果您创建的工作表有时会被其他人使用，此时应确保您的工作表是可以理解并被准确记录的。很多人并没有考虑到这件事，但是您在创建每一个工作表的时候，无论是商业还是私人用途，都应意识到某一天被其他人使用的可能性，而且是在没有您的帮助的情况下。如果有一天您换了工作，您