万业联盟行政管理与制度.docVIP

【环境管理】 T联盟提倡在这个大家庭中每一位成员都能以身作则，以点滴之举，共同创建和维护一个良好、舒适、安全的办公环境。 一、办公室环境 办公室的环境管理严格按照8S要求执行（即：整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约、学习）。 整理（SEIRI）——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都清除掉； 整顿（SEITON） 办公区留下的所有物品需存放整齐有序，并加以标示，不在办公区和走道堆放物品、废纸等。 与办公无关的私人物品不随意摆放；文件统一插入文件栏内，规整有序；桌面临时需要摆放的文件等做好归类，尤其离开时需归放及保管到位。 清扫（SEISO）——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境； 员工办公桌椅卫生由员工每日自行清理，其他时间由该区域所有人员共同维持。 要求：地面必须无脏痕，垃圾篓内垃圾必须及时清倒干净，坚决杜绝出现发臭或者有虫子现象；桌面无积水，物品、办公设备等分类、定置摆放整齐，且无尘，天花板、门窗、墙壁干净。 不管在哪个区域用餐，按谁使用谁清理原则；接待区、会议室等，接待朋友、合作人等由谁接待谁负责原则，接待完应随手清理，关灯、关空调、关门窗、桌椅归位。 清洁（SEIKETSU）——将以上3s规范化、制度化，维持前3S的成果； 素养（SHITSUKE）——每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的精神（也称习惯性）； 安全（SECURITY）——重视全员安全教育，每时每刻都有“安全第一”观念，防范于未然。 节约（SAVE）——减少企业的人力、成本、空间、时间、库存、物料消耗等因素。 学习（STUDY）——深入学习各项专业知识，从实践和书本中获取知识，同时不断地向同事及上级主管学习，学习长处从而达到完善自我，提升自已综合素质之目的。 二、节能降耗 开源节流，节能降耗，爱惜办公器材及耗材，不硬性操作。 节约用电，白天时间充分利用自然光，根据需要开启部分或全部电源，做到人走灯关，杜绝长明灯现象。 下班人走须关闭个人使用设备的电源，最后走的人负责关闭公司公用设备。 节约通信费用，根据工作需要，正确选择网络、座机、手机、快递和普通遇见等通信方式，大力倡导以网络的方式传递信息；不用座机打私人电话；用座机联系工作业务尽量长话短说，言简意赅。 节约办公耗材，充分发挥办公自动化设备作用，减少重复打印次数；提成内部资料双面打印及废纸再利用；文件尽量做到电子传阅，减少复印，努力实现无纸化办公。 减少计算机、打印机、复印机等设备的待机时间；多启动省电模式；长时间不用时提前关机，延长设备试用寿命。 最后一个离开办公室的人员，注意检查部门所在区域的电源或其他设备开关是否关闭。（除门禁电源外） 如遇法定节假日等长假，确保公司总电源关闭。 【物品管理】 办公室物资管理应本着满足工作需要、提高物品使用效率、节约开支为目的，统一出入，统一管制。 一、物资分类：低值易耗品、管制品、实物资产。笔、纸、电池、订书钉、胶水等订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等物资价格达元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机等采购原则上由统一购买，经同意，可由申购部门自行购买。 申购物品应填写物品申购单，物品申购部门经理同意，批准物资采购由负责，并采取以下方式：定点：公司定大型超市进行物品采购。定时：每月月初进行物品采购。定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。特殊物品：选择多方家的产品进行比较，择优选用。根据物资分类，进行不同的领用：低值易耗品：直接向签字领用管制品：直接向物品保管人员签字领用设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并签字认可借用物资超时未还的，有责任督促归还借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿 行政部设立物资借用台帐，以准确记录物资借用情况，避免遗漏、遗失。 【安全管理】 非工作人员不可随意进入办公区。确有需要进入办公区的外来人员，由接见人负责带入并带出；如无接见人，由前台负责人带入会议室，后根据来访事项报请相关负责人员接见；非相关工作人员，不可随意进入机房、资料室、他人办公室等。 工作资料、个人物品、现金等贵重物品需妥善保存，午休时间及下班后，及时将重要文件锁入抽屉并上锁，以免物品文件丢失或损坏。 办公电脑需设置密码（入职时由人事引导设置并备份帐号密码），资料文件等不得存在C盘，一面系统等电脑问题，系统重装后资料丢失。电脑密码不可随意告知他人，需使用他人电脑时应征得他人同意，无法联系时可征得综合行政部同意。 行政部应安排定期为公司电脑进行杀毒，对于电脑内的文件及时进行清理，以确保电脑的安全和运行速度； 公司人员加班须提前申请，并做好钥匙交接工作，责任到人。 公司所有人员均需有保密意识