档案管理员岗位手册.docVIP

航海创意投资集团管理手册 基建档案管理员 岗位手册 航海创意投资集团发布 目 录 第一章 基建档案管理员岗位概述 1.岗位结构图 2.岗位定位 3.素质、技能、知识（素质统一编写） 4.整体工作管理流程 第二章 基建档案管理操作流程及规范要求 1.交接、收集 2.整理、传递、存放 3.使用和管理（借阅、销毁） 第三章 业务配合要求 第一节．设计阶段配合 1.设计档案资料管理 2.设计沟通会议的组织、协调 3.日常设计信息整理和传递 第二节：施工阶段配合 1.施工档案资料管理 2.施工招投标配合 3.日常施工信息整理和传递 第三节：项目交接配合 1.竣工资料收集 2.项目资料交接 第四章 日常办公事务管理（略） 第一章 基建档案管理员岗位概述 1.岗位结构图： 2. 岗位定位：基建项目历史（成长与发展）博物馆的馆长。 3. 素质、技能、知识（素质统一编写）： （1）具备档案管理的基础知识和要求。 （2）熟悉档案管理流程和内部要求。 （3）具有基本的工程识图能力。 （4）具备cad软件的使用的基础知识和操作技能。 4. 整体工作管理流程 （1）基建档案管理流程：收集——整理、传递、存放——使用和管理 （2）业务配合管理流程：提出配合需求——配合执行。 第二章 基建档案管理操作流程及规范和要求 1．建立基建档案目录框架： （1）与基建中心总经理、企管中心总经理确认基建档案类别和内容： 类别 名称 内容 甲方资料 设计资料 设计任务书、设计说明 手续资料 开工立项手续文件：决策立项文件、建设用地、征地、拆迁文件以及工程开工文件等。 图纸资料（包括材料手册） 设计图纸资料：概念设计、初步设计、深化设计、施工图设计和竣工图纸资料。 设计变更资料：图纸会审记录、设计变更通知单、工程设计变更有关的联系单等。 设计单位提交的材料手册和样板。 招、投标文件 招标文件、中标单位的投标文件。 合同资料 设计合同、材料买卖合同、施工合同（工程承包合同及设备买卖安装合同）、项目合作协议（勘察合同、监理合同、环评合同及其他房产合同等） 施工资料 会议记录：设计、施工过程中甲方主持召开的沟通会议记录资料。 工作联系资料：给其他各单位发放的工作联系单、函件。 交接清单资料 与其它各部门、单位进行的资料、培训等方面的交接清单：设备交接清单、图纸与合同交接清单。 监理资料 监理管理资料 监理月报、监理会议记录等。 其他资料 工作联系单及监理通知等。 施工单位资料 施工过程资料 工作联系单、函件、工程洽商记录等。 竣工资料 竣工图纸及竣工验收资料。 （2）编制各类文件存放形式和要求。其要求如下： 类别 资料名称 具体要求 公共要求 所有资料 1.分项目存放，在各档案柜上面标注项目名称，如西翠路项目资料、黄寺项目资料。 2.编号要求：项目名称前两个字+各类资料名称前两个字拼音的第一个字母—XXXX。如金宝手续资料编号为：JBSX—001，并统一在文件资料的右下角用铅笔标注。 其他具体要求 甲方资料 设计资料 存文本和电子两种形式，目录清单内容包括：包括编号、名称、编写日期、编写人。 手续资料 目录清单内容包括：包括编号、资料名称、存放日期、备注是否为原件。 图纸资料 1.保留两份完整的原套施工图，电子版保留最终施工图和竣工图。 2.目录清单内容包括：编号、资料名称、具体内容、存放日期、提供单位、备注。 招、投标文件 1.招标文件存文本和电子两种形式，投标文件存中标单位的正本标书一套，招标文本和投标文本对应存放。 2.目录清单内容包括：编号、资料名称、具体内容、投标单位、备注。 合同资料 1.合同资料存文本（原则上存原件，如原件只有一份则存财务，在合同文本封面备注说明）和电子两种形式，文本和电子版编号对应存放。 2.目录清单内容包括：编号、名称、标的、甲方单位、甲方代表、乙方单位、乙方单位代表、乙方联系人际联系方式、合同期限、质保期和质保期限、备注附件。 施工资料 1.会议记录经各方签字确认后存文本。 2.目录清单内容包括：编号、名称、召开日期、与会单位、备注。 交接清单资料 1.交接各方签字确认的交接清单存文本。 2.目录清单内容包括：编号、名称、存放日期、施工单位、备注。 监理资料 监理管理资料 1.其中竣工图纸存放电子版，其它全部存放文本资料。 2.编号、名称、发放日期、发放单位、备注。 其他资料 施工单位资料 施工过程资料 竣工资料 （3）建立各类资料文件夹： 根据各个项目工程进度需要，建立各个项目资料的文件夹或文件盒，并在文件夹或文件盒的中脊处标注文件资料类别，如金宝手续文件、甲方发放工作联系资料。 2.交接、收集档案资料。其