秘书实训教学大纲.docVIP

秘书实训教学大纲 一、制定依据 《秘书实训》教学大纲是根据普通高等学校“十五”规划教材《秘书实训》》课程教学大纲的实训教学要求而制定的。 二、课程性质与任务 1．性质 《秘书实训》是实施《秘书学》与《秘书实务》专业课程教学计划的有机组成部分，旨在培养和提高学生从事秘书工作的动手能力，所涉及的知识点为：《现代通讯实务》、《现代信访工作实务》、《现代接待实务》、《现代会议实务》、《现代公文处理实务》等章节。 2．任务 使学生接受秘书职业技能的训练，提高学生接打电话、接待客人、安排会议、处理文书以及办公室日常事务等方面的动手能力。 三、基本理论知识 1．实训课程涉及的理论知识 （1）传真收发 （2）电话的功能和通话程序 （3）来访接待 （4）会场布置 （5）签字仪式 （6）收文与发文处理 2．各种实训设备工作原理及相关知识 （1）传真机（联网）及其使用知识 （2）电话机（联网）及其使用知识 （3）会场设备、会议用品及其相关知识 （4）接待用品及其相关知识 （5）日常办公用品及其相关知识 四、基本技能要求 1．熟练收发传真； 2．能按秘书工作的要求接打电话，熟练使用电话的基本功能； 3．礼貌并规范接待客人； 4．会布置领导办公会、签字仪式的会场，做好签到工作和记录工作； 5．熟悉文件收发的程序，能签收、拆封、登记文件。 五、实训项目与内容 1．传真收发 （1）发送传真 1）书写：①简明扼要；②在A4型（297×210毫米）纸上用深色墨水，字迹清楚端正，不小于4号字；③设计传真件格式： 2）传送：确认传真机上的“传真／电话（FAX/TEL）”开关处在“传真（FAX）”位置；确认传真机处于“准备好”（READY）状态；将发送原稿书写文字的一面朝下装入进纸口；用电话拨通对方，确认对方传真机信号；按启动键（START）；发送指示灯亮或液晶显示屏上出现“TRANSMIT”后挂机；发送完毕液晶显示屏出现“OK”后，取下原稿。 3）登记：在专门的“传真收文登记簿”上进行登记。如果原稿未采用上述传真件格式，而是一般的信函和图表，则取出原稿后，标上传真编号，注明发送日期、时间、收件人单位名称和姓名（应当与传真登记簿相一致）。 4）保存原稿 （2）接收传真 1）装纸：记录纸幅面要符合规格；纸的正面对着记录头；纸卷的两端不能卡得太紧。 2）接收：①自动接收：确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后传真机自动启动并接收传真，然后又自动恢复到待机状态。②人工接收。确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后摘机与对方通话；按对方要求按下启动键（START）；挂好话机。 3）登记：收到传真件后，在专门的“传真发送登记簿”上进行登记。 4）处理 传真件收到后，按公文处理程序进行处理。 2．接打电话 （1）主叫通话程序 准备通话提纲；查记对方号码；正确拨打电话；主动自我介绍；准确陈述内容；复述通话内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 （2）被叫通话程序 准备记录电话；迅速摘机呼叫；主动自报家门；辨明对方身份；仔细听记陈述；复述来电内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。 3．来访接待 （1）领导预约来访接待：礼貌招呼；通报领导；引导客人；介绍；引座；退出前，先请示领导是否还需要秘书办什么事，退出时要轻轻带上房门；客人走时秘书应与之礼貌告别。 （2）不速之客接待：礼貌招呼。辨明身份，区别处理：上级部门的领导或工作人员以及事关重大的来访，应立即通报领导；本单位的一般干部或普通员工求见领导，事项重大、情况紧急的，立即通报领导，一般汇报请示或反映问题，视领导的忙闲安排；属于职能部门办理的事项，可告知来访者应当联系的部门和具体联系人；秘书能够独立解决的事项，应自己接待办理，并做好记录，事后报告领导；来访者要求会见领导，但实际上不必由领导亲自接待的，或者是无理纠缠的，秘书要耐心解释，做好挡驾工作。 4．安排领导办公会议 （1）现场准备：桌椅、座位格局、座次、茶水、茶具； （2）签到：签到桌、签到表（格式规范）、笔； （3）文件分发：文件按人头分装，现场分法时签收； （4）记录：使用格式规范的记录纸。 5．安排并组织签字仪式 （1）印制签约文本 1）涉外双边会谈签字的文本如用各签字国的文字同时印制，应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面（从右向左竖排文字则