【涂料质量手册及程序文件】信息沟通控制程序.doc

修 改 记 录 修改条款号 修改时间 修改人 管理者代表签名 珠海市朝代涂料有限公司质量体系程序文件 题 目 信息沟通控制程序 文件编号 CD-QP-CW03 发布日期 2003年9月1日 1 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息的管理，特制定本程序。 2 适用范围 适用于公司内部信息的沟通和处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责 3.1 营销部、生技部、品质部、厂务部等部门负责对相关方面信息的收集。 3.2厂务部负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；各部门负责工作范围信息的传递和沟通。 3.3厂务部负责公司信息库的建立；各部门负责建立内部信息库，并保存和管理相关的信息。 3.4 厂务部和品质部负责紧急信息的处理。 4 程序 4.1 信息的分类 4.1.1外部信息包括： 质量技术监督局、商检局、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； 政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等； 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等； 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。 4.1.2 内部信息包括： 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与质量评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； 紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息和记录； 其他内部信息（如员工的建议等）； 4.2 信息的收集、处理与沟通工具 信息可采取书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 4.2.1外部信息的收集和处理 4.2.1.1厂务部和品质部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由厂务部传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《持续改进管理及纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 4.2.1.2 政策法规标准类的资料信息由厂务部、品质部等部门负责收集、更新、整理，并由厂务部保存管理，详见《文件控制程序》。 4.2.1.3 厂务部、营销部、品质部分别负责与原材料、运输公司、计量等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，营销部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求；厂务部负责与公司上级主管部门、媒体等的沟通，了解相关的信息，对来自上述相关方投诉的处理详见《持续改进管理及纠正和预防措施控制程序》。当对方有要求时，应在一定时间内给予答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《内部联络单》的形式，传递给管理者代表组织处理。 4.2.1.4各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量改进技术，质量管理信息等，在一定时间内以《内部联络单》反馈到厂务部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2 内部信息的收集与处理 4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；厂务部按照相应的程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 4.2.2.2 （潜在）不符合信息的处理详见《持续改进管理及纠正和预防措施控制程序》。 4.2.2.3 紧急情况（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递给厂务部和品质部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。 4.2.2.4其他内部信息，提供者可以《内部联络单》反馈给厂务部进行处理。 4.3 信息库的建立和应用 4.3.1厂务部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。 4.3.2厂务部根据合同评审、设计开发、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在厂务部调阅所需的信息，管理者代表负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。 4.4 对体系运行过程中各类记录的控制，详见《质量记录控制程序》。 4.5 各部门健全收发文件制度，对接收传递的信息予以记录。 5 相关文件及记录 5.1 《持续改进管理及纠正和预防措