你的会议你做主02.23!.ppt

开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。 注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。 导言： 主席开场白 讨论过程： 理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。 1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … 2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … 3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）… … 结论： 1、请会议记录者重述已达成的决议； 2、询问与会者有无异议； 3、确认工作分配完成并已记录妥当。 1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何种程度）; 2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容； 3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间； 4、声明会议记录者的工作内容； 5、询问与会者有无修改议程的需要。 1、不守时 2、离题、闲聊 3、无结论 4、缺乏议程设计或会议目标的会议 5、低效率的会议主持人 6、与会者心不在焉 7、与会者未准备开会资料 8、过多或无组织的开会资料 9、会议无记录 会议未准时开始： 1、主席未准备就绪，导致开会延后，主席的信任度将大打折扣； 2、与会者未准时，若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次都不能准时开会，那我就没有必要准时到会了。” 未按照预定的时间进行讨论： 1、防止话多且内容空泛、无重点的与会者占用太多时间； 2、若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间，则应选择考虑修改会议议程时间安排表。 在讨论过程中很容易离题。 原因：通常是因为议程设计不够紧凑，导致无法按计划讨论，或临时有更吸引与会者的话题。 对策：每个议案讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论能照预期的进度进行。 原因：“缺乏讨论整合的能力”，即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳。 对策：主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较。 好的议程设计是高效率会议的开始。 离题、无结论等问题在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生，因此好的议程规划确有其必要性。 好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席，他能够对会议进程的把握起到相当的作用； 若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏； 同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论。 会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。 切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，而在于会前准备及会后的落实！！ ——高效会议管理 讲解人：谢高平 在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！ 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？ ?????????????????? ?????????????????? ？ ？ ？ 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ ??????????????????? 会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 点明困 难所在 发现问 题并寻 找解决 方法 衡量问 题的轻 重缓急 想出新 点子 评议新 点子 确定行 动纲领 按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类 1.团队会议 2.一对一会议 1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议 1.宣布人事安排、讲解政策的会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本 前段：会前准备工作 要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 1、会议召集人的会前工作清单 2、与会者的会前准备工作 中段：议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照