物业管理小区档案细目录.doc

物业管理小区管理档案细目录 第一个盒子：基础管理 一、按规划要求建设 小区简介 小区总平面图及实景照片 土地使用权出让合同 土地使用权 建设工程规划许可证 小区规划红线图 规划设计要求、控制文本 立项批复 5 规划会审纪要 项目初步设计会审纪要 5 项目初步设计批复 规划许可证（如分期开发的，按分期项目收集） 建设工程施工许可证 竣工平面图 地名号图 地下室车位平面图 二、接管验收资料 1、 项目验收资料 1.1、竣工综合验收申请表（如分期开发的，按分期项目收集） + 1.2、房屋建筑工程竣工验收收备案表（按幢为单位收集） + 1.3、房屋建筑工程竣工验收报告（按幢为单位收集） 1.4、项目竣工综合验收会议纪要（如分期开发的，按各期项目收集） 1.5、项目消防验收资料（如分期开发的，按各期项目收集） + 1.6、技防工程验收合格证（如分期开发的，按各期项目收集） 1.7、项目准用证（如分期开发的，按各期项目收集） 2、 项目接管资料 2.1、物业公司参与房屋及附属设施检查、验收原始记录（其中房屋验收资料，以幢为单位整理归档） 2.2、主要设备、设施（如电梯、泵房、小区专变、技防、消防等）交接资料 三、由一家物业管理企业实施同意专业化管理 1 、 小区管理单位概况 1.1、企业简介 1.2、企业法人营业执照 1.3、企业资质证书 1.4、公司章程 1.5、企业管理人员花名册及学历、技术职称复印件 1.6、保安、保结、绿化、维修等人员花名册及身份证复印件、求职登记表 1.7、公司获奖证书及颂奖部门下达的文件、照片 1.8、税务登记证、组织机构代码证 1.9、物业用房清单及产权证复印件 2、 小区物业管理招标资料 2.1、项目招标文件 2.2、项目主投标书 2.3、法人授权委托及参与现场答辩人履历表 2.4、项目投标陈述报告 2.5、公证书 2.6、中标通知书 2.7、中标承诺书 四、物业管理合同 本合同根据市建委建房管[2003]367号文件规定编制，由物业公司与开发公司共同签署和归标 五、前期物业管理服务协议 本协议按市建委颁发的示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，经属地物业主管部门备案后，在建设单位销售物业时，由物业公司与物业买受人共同签署，拟按房屋幢为单位整理归档 六、维修基金管理使用 维修基金使用规定及使用情况（目前我市尚未建立） 七、房屋使用手册及相关制度 1、 房屋使用手册 1.1、商品房使用说明书 1.2、宁波市住宅质量保证书 1.3、消防设施使用说明书 2、 相关制度 2.1、小区房屋装修管理制度，电梯使用，车辆管理等协议书 2.2、业主临时公约（需经属地物业主管部门备案） 2.3、上述制度同小区其他公众管理制度编成一本入住手册在住房入住时，由物业公司分发给每个业主，样本存档 八、业主委员会成立资料 1、属地物业主管部门关于同意成立小区业主委员会批复 2、业委会筹备小组会议纪要 3、业委会筹备小区公告 4、选举业主代表公告 5、业主代表选票（按幢整理归档） 6、业主代表选票开票会议纪要 7、当选的业主代表公告 8、业主代表推选业委会委员候选人会议纪要 9、召开业主代表大会公告 10、首届首次业主代表大会会议纪要（含业委会筹备小组工作报告、物业公司初期物业管理工作报告） 11、当选的业委会主任、副主任、委员公告 12、〈小区业主公约〉、〈业主大会议事规则〉、〈物业管理委托合同〉公示公告 13、业主代表、业委员成立名单 14、业委员成立过程中有关公告、会议现场照片 九、物业管理委托合同及业委会运作资料 1、 该合同根据市场房地局、市工商局、市房[2000]110号文件颁发的〈物业管理委托合同〉示范文本要求，结合小区实际情况编制而成，小区业委会成立后与被聘的物业公司签署后归档 2、 业主代表大会审议〈小区业主公约〉、〈业主大会议事规则〉、〈物业管理委托合同〉的会议纪要 3、业主代表大会、业委会每次会议纪录、纪要（含会议签到册、有关照片等） 十、创优规划及实施方案 1、 制作小区创优规划及实施方案，经业委会同意并加盖印章后归档 2、 小区每年度工作计划、总结 十一、管理制度 1、 上级物业主管部门相关法规、规定 1.1、全国物业管理条例 1.2、平湖住宅小区物业管理条例 1.3、XXX甬政发[2005]131号文关于印发《前期物业管理服务合同示范文》的通知 1.4、XXX建委建房管[2003]367号文关于印发《前期物业管理服务合同示范文本》的通知 1.5、XXX建委房管[2003]368号文关于印发《业主临时公约示范文本》的通知 1.6、XXX建委房