3几种沟通和资讯传递工具的应用.pptVIP

2009-4-3 企业信息化讲座专题---资讯传递方式方法认识windows操作系统 由资讯策划和实施 资讯部 课程介绍 培训目标: A、引领和协助同事更好\更多\更强地运用电脑和网络开展工作 B、减少重复工作、走向无纸化办公 C、对操作系统的认识、使同事能够提高自己工作效率 培训内容: 一、Outlook Express的使用（如何收发邮件，如何更新通讯录等）； 二、如何改小图片，及如何管理媒体文件，主要讲解什么样的文件分放在那个地方； 三、如何使用3Gfax； 四、Windows操作系统工作原理和基本操作 一、Outlook Express的使用（如何收发邮件，如何更新通信簿等） 简述Email电子邮件方式 如何更新地址簿（通信录） 如何发邮件 如何收邮件 如何管理邮件 使用邮件要注意那些方面 Outlook Express操作说明书放T:\4资讯部\3IT培训资料\7沟通和资讯传递专题里面 简述Email电子邮件方式： 可以传递文字、图片、资料文件，跟邮局形式相似，但处理的是电子信息； 不是实时在线传输，发件人只在任何时间都可以主动发出，而收方人可以在对方发出后任何时间内收件； 群发功能功，与通讯录整合使用； 可以发送正规形式文件，有存档，双方都有历史记录，可以作为工作证据,可以加密发送，更加安全。已经正式实施全公司使用电子邮件作较正式沟通了，但还要提高使用率。 发正式通知、各部门制文的传递、各业务单据、资料在审批前的传递，当然正规发文也同时发布在饭堂公告栏。 奔穗电子邮件地址的命名规则： 姓别拼音+名字拼音最前一个字母组合@ 注：电子邮件标准是所有字母都是小写；有英文名的同事使用英文名代替“名字拼音最前一个字母组合”；每位同事有两个电子邮件地址；卡片上只能印这个地址以统一形象 如何更新通信簿（通信录） 为什么要更新通信簿（通信录）呢？ 因为有新同事进来有旧同事离开 ，所以要更新保持一致，即你这样做，就会拥有公司现在所有同事联系邮件地址 导入通信簿的操作 第一次导入通信簿和更新通信簿不同 如何发邮件 首先创建邮件 三种方式：一、直接单击“创建邮件” 二、在阅读邮件时转发或回复 三、单击联系人 发件人选择 收件人（群发一样） 输入收件人有三种方式：一、单击系统菜单上“工具”然后选择“选择收件人” 二、在收件人填写收件人的姓，例如填入姓“李”然后单击“检查“. 或者输入中文名,格式姓跟名有一个空格 三、就直接在“收件人”上填入收件人邮件地址，例在“收件人”填linigel@ 插入附件 判断邮件是否发送成功（是否在“已发邮件”） 判断邮件是否已读被阅读(在菜单“工具／请求阅读回执”) 如何接收邮件 如何将邮箱的邮件从邮件服务器下载本地 一已设定每6分钟收发一次邮件 二、单击工具栏图标“发送接收” 　 四、一次只能选择一个邮箱。　按[接收/发送]按钮；按旁边的下方符号可以选择具体的作用地址 如何打开附件 如何管理邮件 如何管理好自己的收件箱 1、删除过时无用的邮件；（在“已删除邮件”删除才算真正删除） 2 、排序已收邮件，更快定位自己相看的邮件 3、将邮件标记未重或已读。 如何管理通讯录 1、奔穗公司内部的通讯录会结整合在人事部通讯录，初步由人事部维护 2、各部门或分区应有自己的客人或供应商等外电子邮件地址薄，由各部门自己管理维护； 3、对收件箱中邮件地址未加入通讯录，可直接加入；为规范统一，注意跟部门维护通讯录的同事登记； 4、公司内同事申请电子邮件地址，是自入职时由行政部给出工号时开始，由资讯部增设；同事在离职前需由资讯部暂停或注销相关网络帐号、包括电子邮件地址等，多谢合作！！！ 使用邮件要注意那些方面 收到垃圾邮件不好奇，坚决不打开来看，对于不明邮件附件更不能双击打开，即时删除清空； 有效邮件有乱码，叫资讯部帮忙解决； 发现中毒，及时报告资讯部处理； 不要回复关于违反国家法律或政治敏感话题的邮件； 促使你的客户习惯使用邮件沟通，提高效率; 不要下载与工作无关的内容,特别较大的文件,否则将会禁用相关网络服务。 如何改小图片，及如何管理媒体文件，（主要讲解什么样的文件分放在那个地方） 如何改小图片（软件jpeg resizer） 1. 一张张更改和批量更改 2.更改尺寸 3.设置输出目录和调整后是否覆盖源文件 4.单击“调整”就开