培训四：文书档案整理.pptVIP

档案的整理 档案的来源：档案是文件有条件地转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的主要归宿。文件转化成档案需要经过整理，以便于保管和利用。 档案的整理：对办理完毕、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。 档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 档案整理的基本方法：（1）以案卷为单位整理；（2）以件为单位整理。 以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷就是一组有密切联系的文件的组合体。 以件为单位整理即按照文件材料的自然形成单位—“件”作为基本单位进行整理，每份文件为一件。其中，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 一、文书档案的整理 （一）以案卷为单位整理 按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文件材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文件材料按以下特征逐项分开： 1、 分类 （1）分年度：注意文件内容针对时间和跨年度、专门年度形成的文件。 （2）分类别：注意分类的规范性，避免交叉。 （3）分问题：注意问题联系的准确性和文件数量多少。 （4）分保管期限:注意问题的完整性和不同类型档案的不同规定，注意不同级别的文件保管期限的不同。 2、组合 基本要求：以问题为主，兼顾其它特征， 使文件材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。 基本方法：根据不同文件材料的特征采取不同的组合方法。 3、 编目 （1）卷内文书材料排列 （2）编页号 （3）编制卷内文件目录和卷内备考表 图1：卷内文件目录格式 顺序号 文 号 责任者 题 名 日期 页 号 备 注 图2：卷内备考表格式 卷内备考表 本卷情况说明： 立卷人_____ 检查人_____ 立卷时间_____ （4）拟写案卷题名和填写案卷封面 大多数案卷题名的结构为： 责任者-----主要内容-----文种 由计划、总结、记录、简报、报表等文件材料组成的案卷，其案卷题名的结构一般为： 责任者-----时间-----文种 图3:案卷封面格式 （A） （B） （C） 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归 档 号 全宗号 目录号 案卷号 分类号 年 度 全宗号 目录号 案卷号 分类号 图4：案卷背脊格式 （5）案卷装订与盖档号章 以案卷为单位装订（需要在第一份档案第一页的右上方盖档号章） 图5：以案卷为单位装订的档号格式 全宗号 目录号 案卷号 以件为单位装订（需要在每一份档案第一页的右上方盖档号章） 图6：以件为单位装订的档号章 全宗号 目录号 案卷号 件 号 （6）案卷排列、编号与编制案卷目录 “三分开”排列编号，即按永久、长期、短期三种保管期限分年度或跨年度排列编号，并编制案卷目录，以方便检索。 （二）以件为单位整理 在文书部门和业务部门做好平时文件材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文件材料按以下步骤进行整理： 1、分类：（1）分年度