【Office2010应用技能】Office2010最佳实际制作合格的Word文档.docVIP

【Office2010应用技巧】 Office 2010实践之制作合格的Word文档 对于大多数上班族来说，Word 文档是最为常见的文件格式，小到一句留言，大到一份计划书，使用率最高的就是微软Office 中的Word。在日常工作中，写一份计划书可以说是费尽心思，如果因为这份计划书不够美观，而被领导认为你做事不认真的话，可就太冤了。所以学会制作精美的Word文档，是公司上班族的必修之课。 那么，Word文档做成什么样才算合格呢？首先，学会使用模版，Word中有预置的文档模版，选择合适的模版直接套用即简单又实用；其次，使用页眉与页脚，一份普通的文档，通过添加页眉与页脚可以更加显得整洁、专业；再次，添加文档目录，如果文档比较长，尤其是计划书，如果没有目录其后果可想而知，理论上超过五页的Word文档就应该添加目录；最后，文档元素修饰，在Word中加入“水印”，使用“SmarArt图形”等元素，可以让文档显得更加专业和美观，适当的使用可以为枯燥的文档增色不少。当然，如果不希望其它人查看我们的劳动成果，还可以对文档设置访问限制。 一、模版的使用 在Word 2010中，当我们新建一份文档时，就会出现选择模版的对话框，在这里我们可以选择基本模版和在线模版，这里我们主要讲述在线版，也就是“O模版”。 首先，通过“文件”--“新建”，拖动旁边滚动条就可以看到许多模版选择，需要说明的是这些模版并不会随Office 安装在本地，需要我们在第一次使用时下载，这样有效节约了微软office 2010安装所占用的空间。 新建文档 O模版列表 如果在这些模版中没能找到适合自己的模版，也不用担心，我们可以选择“更多”来查看更详细的模版列表 更多版本分类 然后，当我们找到了合适的模版，选中之后，右边就会出现该模版的预览图象以及下载按钮，点击“下载”，使用模版的Word文档便新建成功了。 下载模版 应用模版的文档 最后，我们可以通过Word 2010中的打印选项卡，看到整篇文档的预览效果， 简化了以前版本中“打印预览”的选项设置。 文档预览 二、页眉与页脚的应用 页眉与页脚的使用可以让文档显得美观和专业，但也要充分考虑到是否符合公司风格，一般只是加上公司Logo与项目名称，不建议追求极度个性的页眉与页脚，当然也要视情况而定。 以下面这份文档为例，来介绍Word 2010中“页眉与页脚”的插入与编辑 带有页眉与页脚的文档 页眉与页脚的类型很多，正规文件建议选择简洁的类型，我们只需要点击“插入”--“页眉”，即可选择合适的页眉。操作非常简单，页脚及页码的插入与之类似，不再单独介绍。 页眉的插入 在插入页眉与页脚之后，还需要进行编辑，添加我们需要的元素与文字，“页眉与页脚”的编辑与文档正文的编辑类似，可以执行“图片编辑”、“文字编辑”等功能，有兴趣的朋友可以多做尝试，制作出更精美的页眉与页脚。 页眉编辑 页脚编辑 关于“页码”的插入比较简单，一般情况下只需要选择插入位置即可，不再详述。 三、给文档添加目录 目录是一篇文档的重要组成部分，也是一篇文档的大纲，阅读者可以通过点击目录的某一章节，自动跳转到该页面，极大方便了阅读，也为读者寻找重点节约了时间，所以对于长篇文档来说添加目录是非常必要的。 首先，告诉大家在Word中添加目录，并不是一件很麻烦的事情，主要分为两种方法，其一是手动添加，其二是自动生成。通常情况下我们使用“自动生成”的方式添加目录，这种方式的好处是，文档被修改后，目录也会自动更新，避免了目录与正文不协调的错误出现。 插入目录 通过“索引”--“目录”来进行目录的插入，从上图中很容易选择“手动目录”与“自动目录”。需要特别说明的是，如果你需要使用“自动目录“的话，在文档中的标题，必须为Word 2010“标题”格式的文档，才可以自动生成。 目录插入对话框 如果需要对“自动目录”进行简单的样式修改的话，点“目录插入”，打开“对话框”来自定义目录样式。我们以第一小节中介绍的模版文档为例，自动生成目录，如下图所示： 自动生成的目录 目录在整篇文档中的效果 Word文档中的目录，适用于计划书之类的长篇文档，如果只有三、四页的简单文件，添加目录就显得画蛇添足了。 四、文档元素要修饰 简单的说，元素的修饰是为了文档更为精致而做的细节上的设计，从一段文字、一张图片，一份表格，都可以通过Word 2010中的工具进行美化。下面就简单介绍几种： 1、水印 水印，即作为背景出现的文字或图案，可以用于标识文档的版权信息、业型信息等多种用途。设置水印，也很简单，点击“页面布局”--“水印”就可以得到常见的几种