行政管理制度64098548.doc

PAGE 行政事务管理制度 本制度包括：公文处理办法，会议管理，印信管理，保密管理，档案资料图书管理，广告及宣传管理，劳保用品管理，生活服务设施管理，来宾接待管理，计算机管理。 一、公文处理办法 （一）公文格式、适用范围和审批程序 1、公司公文： （1）公司文件:发文字号为“新裕农字[20××] 号”。主要用于向集团公司及有关上级部门上报重要的请示、报告，转发集团公司的重要文件，下达公司的重要决定、通知、通报和意见，批转公司各部门的重要文件等。 （2）总经理办公会议纪要：发文字号为“新裕农办字[20××] 号”。主要用于传达总经理办公会议议定的事项。 （3）公司公函：发文字号为“新裕农字[20××] 号”。主要用于向不相隶属的机关单位商洽工作、询问和答复有关问题，向有关单位请求批准有关事项。 2、审批程序为：综合部政务主管核稿后，经综合部长审核，上下行文由总经理、分管副总经理签发。 3、公司公文及部门文件用纸一律采用A4纸型，左侧装订。公文应双面印刷。 （二）文件制发及传阅流程 制发文件流程： 印发、归档综合部复核综合部送审送签 印发、归档 综合部 复核 综合部 送审送签 拟稿人签发人人 审核把关 综合部长 拟稿、初稿生成 会议及工作需要 2、公文传阅流程 （1）文不横传。传阅文件应在经办人员和每个应阅人员之间作轮幅式传阅，不允许抛开经办人员在应传阅人之间横传，以免传阅失控、遗失。 （2）控制文件运行。经办人员要根据阅文者的工作安排和活动规律随时调整传阅顺序，并经常了解传阅件有无积压情况，掌握文件的行踪。 （3）实行环节控制。呈传公文由专人负责，掌握传阅进程，及时查看、询问、提醒领导阅文，杜绝呈传公文中出现丢失、遗忘、错传、延误等现象。 3、工会及其它部门发文亦执行以上流程。 （三）来文来电办理流程 注结查办人员批（答）复阅件领导及人员转办 注结 查办人员 批（答）复 阅件领导及人员 转办 查办部门及人员 拟办、传阅 综合部 登记、分发 综合部 签收、分发、登记环节当日完成；拟办环节于1个工作日内完成；转办环节经领导签批后的第二个工作日内完成；批（答）复于2个工作日内完成。急件随到随办。 三、会议管理 （一）会议分类 会议分为公司级会议和部门级会议。 1、公司级会议： ①职工代表大会：由工会结合实际依法组织召开。 ②年度工作会议：总结和安排年度工作，每年第一季度召开。 ③总经理办公会议：不定期召开。 ④质量、价格、安全分析会议：对质量、价格体系的运行情况以及安全工作进行考核、分析，每月中旬召开。 ⑤经营管理会议：对生产经营、财务预算执行情况等进行分析，每月中旬召开。 ⑥全员大会：每季度召开一次，通报公司生产经营管理情况。 公司级会议召开由总经理或分管副总经理批准，综合部组织安排、通知和记录。 2、部门级会议：由部门自行组织的各类会议。 （二）会议通知及安排 1、会议通知应明确会议内容、参加人员、时间、地点。 2、由部门提交需公司领导或相关部门人员参加的会议，提交部门应按规定格式填写会议申请单，并上报综合部，由综合部具体安排。 四、印信管理 （一）印鉴管理 1、公司行政章由综合部负责保管、董事长和总经理印鉴由财务部负责保管。 2、公文用印必须经总经理或分管领导同意；经济合同用印必须严格按经济合同管理规定的审批权限进行审批；授权委托书用印须经综合部长同意，并报董事长或总经理批准；董事长、总经理印鉴必须经本人同意，方可用印。外单位用印须持有介绍信。 3、外出公务活动需带公司印章，必须经公司有关领导批准后方可借带，并登记注明用途。归还时说明用印情况并签注归还日期。 4、印章停止使用后，须及时移交档案室妥善保管。 （二）介绍信管理 1、介绍信由政务主管负责。一般类介绍信用印，由政务主管审核，并由使用方在存根上签字。重要介绍信的开据，须经综合部长同意。 2、对外联系业务，需带加盖印章的空白介绍信，必须经综合部长或公司分管领导同意。业务活动终结后，使用部门及时将剩余部分交回综合部，并说明使用情况。 五、保密管理 （一）公司秘密分为商业秘密和技术秘密；按重要程度分为绝密、机密、秘密三级。 1、凡与本公司生产、经营、管理策略有关的各类资讯均属于公司的商业秘密。 2、凡由公司出资组织研制开发或以其他合法方式掌握的、未公开的、能给本公司带来经济利益或竞争优势，具有实用性的技术内容和信息均属于本公司的技术秘密。 3、绝密是公司最为重要的秘密，泄露会对公司造成极其严重的损害；机密是公司重要的秘密，泄露会对公司造成严重的损害；秘密是公司一般性秘密，泄露会对公司造成一般性损害。 （二）综合部为公司保密工作的主管部门，其他各部门是本部门秘密的保管部门。各保管部门应指定专人负责秘密资料、文件收发、登记及归