团总支材料整理、归档要求.docVIP

机电工程学院团总支材料整理、归档要求 为确保我院团总支各类材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，特制定本要求。 一、材料分类 各类活动方案、活动计划、活动总结、活动影视资料、数据统计、图表说明、名册、学生档案、规章制度、会议记录综述材料等。 1、形成过程，可以分为原始档案材料、新建档案材料及工作材料。 2、按材料形式，可以分为文字类、原件类、综述类、表格类材料。 二、材料格式要求 1．各类原始材料（如活动计划、方案、总结、制度，会议记录、纪要，工作安排等）一般应采用原件，以体现材料的真实性。原件类材料的纸张大小不必完全统一。 2．新建文字材料均采用WORD文档格式，具体格式要求见附件。 3．所有的复印件统一使用A4纸。 4．文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。 5．照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子版类材料刻录光盘保存。 6.各类证书（获奖、荣誉证书等）采用证书复印件归档。 三、其他要求 1．材料要做到原始性、真实性、针对性、层次性，已经形成的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、工作计划、总结等。 2．学院下达给各职能部门收集、整理和提交材料工作的任务，主要基于其对应性、相关性考