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报账管理规定 文件编号 版本号 第A版 修改1次 第1次修改 编写部门 综合管理部 一、目的: 为了加强财务管理、规范报销单据和报账程序。 二、范围： 公司所有单位、部门。 三、职责： 业务经办人员负责经办业务、取得发票、进入签批程序，是报账业务的主责任人，部门负责人负责一级审批和审核； 综合管理部、审计部负责对报账业务的真实性、票据规范性、标准（价格）等方面的审核； 财务部负责报账业务的最后复核。 四、作业流程/指引：： 序号 程序/流程 作业指引/要求 责任部门/人员 产生结果 附件/工具 1 填写费用报销单 1、经办人为业务主办人员； 2、按财务书写规范要求填写。 3、书写全面，注明款项金额，凭证按照时间先后顺序整理等。 经办人 填写费用报销单 （或发票） 费用报销单 2 部门审核 1、部门负责人审核业务真实性； 2、审核凭证的真实性。 部门负责人 部门负责人签字费用报销单 费用报销单 3 综合管理部 1、对照合同，复核业务的真实性 2、审核款项金额，凭证明细。 部门负责人 综合管理部负责人签字 4 集团公司总经理审批 分管领导审核借款依据并签字。 分管领导 分管领导签字借款单 5 审计审批 1、对照合同，复核业务的真实性 2、审核款项金额，凭证明细。 分管领导 分管领导签字费用报批单 6 总经理审批 审批报账 总经理 总经理签字费用报批单 7 董事长审批 审批报账 董事长 董事长签字费用报批单 8 财务部长审批 1、复核费用报批单 2、安排办理借款冲账业务 财务部长 财务部长签字，办理冲账 五、管理要求： 1、报账程序的具体要求 1）各项业务的发生，必须及时取得发票。有协议、合同的，按协议及合同的规定时间取得发票；差旅费按销差时间确定，没有协议、合同的，业务发生时立即取得发票；发票需邮寄的，取得时间为发票开具日期加5天的在途时间，特殊情况须由经办人员说明原因并由总经理签批。 2）增值税专用发票取得后，其抵扣联必须在3日内转交公司财务（月末当天上交），月底前必须将本月收到的抵扣联全部交财务部；其他材料发票抵扣联与签字完毕的记账联一并转交财务部。 3）综合管理部、审计部和财务部应把好关，按照有关单据要求认真审核，财务人员和审计人员对发现的假发票，应及时向公司汇报。对已经报销公司没有发现的假发票若税务机关查出的，报销人应承担税务机关对公司的处罚后果。如果特殊情况需要用收据、白条报销的，由报销人写出书面报告（报告包含费用发生日期、地点、事由、请示等，对方单位不开设正规发票的理由等），必须有公司的批准签字才予报销。 4）审计部对各单位的报销单据按报销人明细登记待审费用登记表，注明收件日期、报销项目、金额、件数或张数，报账人及代理人确认，对于符合规定的单据审计部必须于2个工作日内审核完毕并转总经理办公室，对于不符合有关规定的单据审计人员应及时通知报账人改正并上报公司领导。 5）总经理办公室收到审计部转交的报销凭证后，应及时进行签批和发放，并由报账人或代理人签字领取，应避免票据遗漏和丢失现象的发生。报销人持审核后的凭证2日内交董事长签批，之后1日内到财务部办理取现或冲账手续。 6）借款人报销时须由财务部开具收据，加盖“现金收讫”章（转账盖“转讫”章），证明已收回该笔款项，交借款人保存。收据的另一联做为冲减其他应收款（个人借款）的依据。若借款人报销金额大于借款金额，报销的金额与收据的金额之间的差额，用现金或银行存款支付。若借款人报销金额小于借款金额，借款人应将所借款项退回财务部，并由财务部开具收据。 7）财务人员要认真核算凭证票面与附件金额，复核凭证的合规性，做到付款无误、记账无误并及时制作记账凭证，确保财务工作的及时性。 2、关于原始凭证的规范性要求 1）为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切业务、事项报销必须取得合法原始凭证。合法凭证包括：包括带有国家税务总局、国家税务局、地方税务局、财政部、省级以上财政部门监制章的发票、票据及收据；铁路部门的车票或大票等正式发票。合法性的认定以国家财政、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。 2）自制原始凭证的填写和签名必须使用碳素墨水、蓝黑墨水的钢笔或签字笔，不允许使用圆珠笔。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。如凭证上有印好的大写格式应在第一个大写金额前的空白处写上符号“”，中间和后面空白处填写“零”。 3）支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联