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论档案信息资源的开发与利用 　　(安徽省勘查技术院档案室，安徽XX233005) 　　摘要：文章指出档案是重要的信息资源，开发利用档案信息资源重在“开发”开发有效信息资源，提高档案利用效率，是档案管理工作的最终目的，并针对档案信息资源的开发利用问题提出了具体措施。 关键词：档案；信息资源；鉴定；利用 　　中图分类号：G273.5文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)13—0183—01 　　档案是重要的信息资源，开发利用档案信息资源重在“开发”。要拓宽收集范围，克服档案原件不被广泛系统利用缺点，变坐等接收为主动收集、广泛征集，做到广角度、多层次收集，建立纵向与横向收集工作网络。开发有效信息资源，采取多渠道、多形式的提供利用方式，如：文件汇编、大事记、组织机构沿革、干部任免、数字汇编等，以文字、图表、照片、录像等多种形式，都是开发档案信息资源的主要手段。开发有效信息资源，提高档案利用效率，是档案管理工作的最终目的。 1开发利用档案信息资源的重要性 　　1.1开发利用档案信息资源，有利于了解档案的价值和作用 　　有的单位领导，之所以对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。所谓“档案”都是有价值的，只要查阅、借阅、调阅、复印档案它就产生了价值，它的价值一是利用价值，二是查考价值，有价值就要保存、利用，但价值的大小，必须通过利用加以证明，一旦利用就会产生一定的社会效益和经济效益。 　　1.2开发利用档案信息资源有利于档案的鉴定工作 　　档案的保管期限定为永久、定期两种，档案到了保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也要继续延长保管期限；反之，档案利用率较低，保管价值不大，即使未到规定的保管期限，也应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，有利于档案的鉴定工作。如：我院1991～1993年度的会计档案已到保管期限，应组织鉴定销毁，但考虑到我院从1991年开始全面进入地质市场，避免不了债权、债务问题，因此延长了其保管期限。 　　1.3开发利用档案信息资源，有利于了解和掌握档案的利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用 　　通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心里，从而改变我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为国家建设和单位发展服务。如：我院为了在地质市场锦标中拿到项目，更好地宣传自己，发挥优势，制作出宣传资料、图片，档案人员便主动提供档案史料，为其服务。如果我们忽视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，就影响档案价值作用的充分发挥。 　　1.4开发利用档案信息资源有利于汇编档案利用实例，加大档案宣传工作力度 　　通过调查和了解、收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并进行筛选、整理汇编成册，下发各单位和领导，使他们了解档案的作用和价值，要比空喊几句档案工作重要强，尤其对不太了解档案工作、不熟悉档案自身价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证，了解档案、支持档案工作。 　　1.5开发利用档案信息资源是档案室业务工作实绩的体现 　　档案业务工作的内容很多，而开发利用档案资源应该是业务工作的“主体工程”，因为，收集和管理档案的根本目的，是为了提供利用，否则就失去保存档案的意义。而要衡量一个档案室的工作与实绩，在业务工作上，开发利用档案信息资源最能说明问题了。各单位通过利用档案，获取了社会效益和经济效益，这就是档案工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，将档案从静态变为动态，丰富了档案的内涵，那么档案工作就不在是枯燥无味了。 2开发利用档案信息资源的措施 2.1必须加强档案的设施和业务建设 　　拥有规范化、科学化、现代化的档案管理是档案信息资源开发利用的前提和基础。档案收集的是否齐全完整是决定和影响档案价值 　　的因素，整理归档和装订质量是决定和影响档案工作规范化、标准化操作性因素。 　　2.2档案人员熟悉所管档案的相关业务，是开发利用档案信息资源的必要条件 　　档案工作要建立规范化的制度，就要归档有范围、分类有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理工作的顺利开展。档案管理人员要明白其职责，从而维护档案的完整与安全。这既是档案管理工作的基本任务，也是档案保管工作的目的，更是开发利用档案资源的基础。 　　2.3热情主动提