文书人员教育训练教材三公文文书作.pptVIP

公文用語精煉 元智大學社會學系副教授 兼 師資培育中心主任 幼兒保育技術學系主任 謝登旺 95.02.22 壹、公文寫作的心理準備 一、「公文政治」種類不少、學問不小 二、「繁文縟節」 　　「官樣文章」（red tape） 不是不可改 三、「舞文弄墨」有時也是機關的水準 四、「推動政務」先從公文開始 五、「寫好公文」不是一天造成 六、公文品質＝機關品質 公文姓公，筆不由衷 一朝令下，筆如快風 簡：門裡透月光 潔：少而精，去雜質 精：立意精闢 結構精巧 材料精當 敘議精到 文筆精悍 改 ─ 字怕懸，文怕念 米滔三遍砂粒少 文改數遍質量高 千錘百鍊出好鋼 再三修改出華章 凝而不泛 實而不空 廣而不濫 簡而不贅 貳、公文製作的原則與技巧 一、寫作原則 簡淺明確，一看就明白 立場尊重，禮貌要注意 依法行文，保證沒煩惱 通情達理，事情好辦成 魅力 寫作 1. 語言簡潔，字少而精 2.?善用短句 3.?平實易懂 4.??四字格 高高在上，濫用權力 脫離群眾，脫離實際 好說大話，思想僵化 墨守成規，辦事拖拉 公文寫得好，長官沒煩惱 公文寫得差，老闆買板擦 依樣葫蘆畫不難 葫蘆變化有萬端 畫成依舊葫蘆樣 要把葫蘆仔細看 簡淺的文言文 濃縮的白話文 二、寫作技巧 （一）起首要起個對 1、按、查、依、關於，得作起首。 　　　 2、另、又、至、惟、因此，係屬轉折 或連接詞不宜作起首語。 （二）避免重複詞句 例如：函送組織章程草案乙份，請查 　　　　　　 照審議，請　查照。應去「請查 　　　　　　 照」。 （三）去不必要贅字 　　　　例如：主、受格的省略及勿用過多 　　　　　　　形容詞及副詞。 （四）避情緒性用語 　　　　例如；「至表遺憾」 　　　　　　　「深不以為然」 （五）妥善運用虛字 　　　　「之乎者也焉矣哉，用得恰當真秀 　　　　　才」 　　　　「的、有、於、了、才」為白話文虛 　　　　　字。 （六）該用則用，該省則省。多用異字同義 　　　　例如；增進、提升 　　　　　　　力求、要求 （七）忌用模糊字句 　　　　例如少用：「究應如何辦理？」 　　　　　　　　　「可否照准？」、 　　　　　　　　　「似無不可？」、 　　　　　　　　　「研究辦理」 　　　　 　　非得不可、非顯不相容、未盡相符、尚難謂非無理由、經查尚無不合，姑予照准、查無實據，惟事出必有因，勉予同意、依規定辦理。 　　以上皆為「模糊共和國」 （Republic of confusion ） （八）注意行文系統 例如： 上行 平行 的不同用語 下行 （九）、公文自我檢視 　　　　1、格式是否完備？ 2、陳述是否週延？ 3、文句是否通順？ 4、稱謂是否正確？ 5、錯字是否出現？ 　　　　6、贅字是否刪去？ 7、標點是否用對？ 8、數字是否無誤？ 9、稱謂是否正確？ 10、引據是否清楚？ 三、公文撰擬之要領 如何寫「主旨」 (一) 表達行文的目的及期望 (二) 具體扼要，如敘明辦理時間或復文期限 (三) 語氣肯定，切勿模糊 (四) 不必分段分項，要有標點 (五) 以不超過50字為原則 (六) 敬語與期望語應列在主旨段 (七) What、Who、When、Where、Which 如何寫「說明」 （一）Why （二）事實、理由、法規、來文、前案、經過、 附件、副本 （三）不重複主旨、不跨越辦法 （四）分項列舉，注意因果主從，整體性列前， 細節個別事項列後 （五）引據應摘要敘述，不宜全部照抄 （六）每一分項的起首字注意不宜相同 （七）內容繁雜過長，可列為附件 （八）副本分行如有要求作為時，應予註明 （九）附件名稱、數量應予以說明 （十）分項的標示要正確 一、二、三 （一）（二）（三） 1、2、3 （1）（2）（3） （十一）分項以不超過三~五項為原則 如何寫「辦法」 (一)