如何成为一名优秀的秘书PPT.ppt

秘书助理的职业化道路;请思考一下：;调查表明：;如何才能表现更好的工作状况?;心态决定一切;企业行政文秘的工作内容（1）; 企业行政文秘的工作内容（2）;企业行政文秘的工作内容（3）; 企业行政文秘的工作内容（4）;;秘书助理岗位上走出来的领导者;秘书应具备的心态;4+1成功模式;二.如何提升工作效率;1、什么是档案管理;如何管理你的文档;2、整理 原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后； 方法： （1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。 （2）把暂时不用的文件移走。 （3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。 （4） 一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。 （5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。 ;3、存储 普通文件：文件柜、箱 电子文件： 硬盘 光盘 原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全； 档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。 4、更新和使用 定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外） 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。;三、信息、情报管理; 在今天的世界上，只要你打个瞌睡， 机会就消失了。 情报是防止你打瞌睡的闹钟。 ----TI公司的全球营销副总裁 ;信息情报的收集来源;2）高效客户关系管理 A完善客户信息资料 B在节日 生日等客户重要时间发出问候并 提示总经理 C日常的短信问候 D了解客户日常的兴趣爱好 E 至少半个月一次的电话沟??? F 最重要的就是在最短最快的时间里解决好 客户遇到的问题及意见 ;3）高效文书管理 A按类型分类归档 B需总经理审批的文件按轻重缓急进行分类 C每月对当月归档的文书再进行一次整理 ;1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。 ;4).高效时间管理（一切从设定目标开始）;一.常见的时间管理误区;二.时间管理的目标：;三.时间管理的三原则;第一原则：目标管理原则 ■目标不明确 ——工作的目标是什么？ ——你自己的人生目标是什么？ ■目标确定 根据目标确定工作计划 ; 案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。 按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。　 德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。” ;第二原则：重点原则 “80、20”法则;第三原则：工作优先级综合分析 四象限坐标图 ;■请运用四象限方法排列你的工作：;第一招：时间计划表;第二招：帮助上级跳出时间陷阱;第三招：区分掌控的时间;第四招：每日工作计划表;第五招：减少被打扰的时间;第六招：今日事、今日毕;第七招：找出上级的最佳工作时间;第八招：没定期限就不叫工作;第九招