公司商务采购管理制度.doc

采购管理制度 1. 总则 1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。 1.2本制度适用于公司的商务采购/招标活动（含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目）。 2. 采购/招标原则 2.1 严格执行询议价程序 2.1.1 采购/招标活动，必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书（含项目完成时间、质量要求及验收标准等）； 2.1.2 采购/招标活动，必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价，同时应围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记录； 2.1.3 在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求； 2.1.4 临时性应急采购/招标的项目，须向公司领导电话汇报，经授权确认后，可以先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序 2.2 采购会审、合同会签制度 2.2.1 采购/招标活动，必须各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单位； 2.2.2 采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定《合作协议》，报公司领导审核； 2.2.3 采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》，报公司领导批准后，予以执行。 2.3 职责分离 2.3.1 采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收； 2.3.2 采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题的解决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，与供应商协商完成； 2.3.3 财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用的审核及评估程序合法性的监控。 2.4 一致性原则 2.4.1 采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致； 2.4.2 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。 2.5 廉洁制度 所有采购人员必须做到： 2.5.1 自觉维护公司 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5. 3. 采购程序 3.1供应商的选择 3.1.1 供应商必须具有合法资质（供应商评估过程中，参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明）； 3.1.2 对于经常使用的商品或服务，管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计 3.1.3 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估；供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况，供应商的报价不能作为唯一决定的因素 3.1.4 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 3.2采购程序 3.2.1 固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，并经公司领导批准后，方可交管理部采购人员实施采购。 3.2.2 采购/招标活动，应严格遵循采购申请流程及标准要求，由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者，应予退回。 3.2.3 采购询价、综合评估、会签合同，由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及适用性 3.2.4 财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。　　　 3.2.5 采购过程中发生变化时，项目需求部门出具采购变更申请，由公司领导签字确认后，交管理部采购人员执行 3.2.6 采购/招标项目需求部门、管理部负责出具 3.2.7 相关表格后附。 3.3付款程序 3.3.1管理部根据付款计划提出申请，根据财务付款申请流程，由部门负责人签字，后附付款明细单据、《合作协议》，交给财务部审核，并经公司领导批准后，由财务部办理付款手续； 3.3.2 大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供应商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，原则上不予现金结算； 3.3.3 付款前，必须向供应商索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，部门负责人签字，财务部审核，公司领导批准后，由财务部核销。 4. 违约处理 4.1 采购人员应积极跟进项目采购/招标项目，确认项目交付期，如可能出现延期，管理部应及时通知相关部门； 4.2 货物出现质量问题后，由使用者提出书面意见，