第4章 办公用品和设备管理 管理秘书实务（第二版） 教学课件.ppt

管 理 秘 书 实 务 （第二版） 赵锁龙 编著 第4章： 办公室用品和设备管理 4.1办公用品的管理 办公用品的具体分类有： 一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。 4.1办公用品的管理 4.1.1办公用品的采购与进货 1.通常采购办公用品的程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字 . （2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 4.1办公用品的管理 （3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。 （4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 （5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 4.1办公用品的管理 2.选择供应商 选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较： （1）价格和费用 （2）质量和交货 （3）服务和位置 （4）安全和可靠性 4.1办公用品的管理 3.办公设备和易耗品的订购方式 办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种： （1）直接去商店购买公司所需要的办公用品 （2）电话订购 （3）传真订购 （4）因特网服务 4.1办公用品的管理 4.办公设备及办公用品的接收程序 （1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物； （2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商； （3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款； （4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。 4.1办公用品的管理 4.1.2办公用品的库存保管与发放 1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容 项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。 单位——货物订购、存储和发放的单位，例如令、盒、包等。 库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系 。 4.1办公用品的管理 最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。 再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。 4.1办公用品的管理 最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。 日期——必须记录所有行动的日期。 接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。 发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。 余额——在每一次处理后计算物品库存余额。 4.1办公用品的管理 （2）库存控制的必要性 （3）库存控制的作用 1）精确库存数量并防止被盗。 2）确保所需物品的充分供应。 3）将库存物品所占的空间减到最小。 4）避免物品被破坏或因过期而作废。 4.1办公用品的管理