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关于外贸公司的单证业务的调查研究 [摘要]本文通过实际与理论相对照的方法，阐述了外贸公司国际贸易单证的重要性，国际贸易单证是合同履行的必要手段，是对外贸易经营管理的重要工具，是进出口企业提高经济效益的重要保证也是进出口企业形象的重要内涵，得出了在国际贸易单证实务中，必须要严把“制单、审单、交单和归档”的环节，同时还要坚持“正确、完整、及时、简明和和整洁”原则的结论。 [关键词]国际贸易；外贸单证；出口收汇 国际货物贸易作为一种商品交换行为通常表现为货物和货款的对流，而货物和货款的对流往往是借助国际贸易单证的签发、组合、流转、交换和应用来实现的。从贸易合同签订直至货物装运、保险、检验检疫、报关、货款的支付以及进口商提货的整个过程，每个环节都需要相应的单证缮制、处理、交接和传递，以满足进出口企业、运输部门、银行、保险公司、检验检疫机构、海关以及政府管理机构等多方面的需要。 一、当前生产型外贸企业面临的机遇与挑战 （一）关于辉格 宁波辉格休闲用品有限公司成立于2003年，是一家专门从事生产烧烤炉的外贸企业。公司坐落于美丽的奉化莼湖镇。公司有在职员工150人，场地面积6400平方米。工厂有钣金车间，电焊车间，喷涂车间，打包车间，数控车间等。公司业务主要分为北美和欧洲两市场。从起初的零星地出货到现在的批量生产，辉格公司经历了创业阶段和稳步发展阶段。2003年建厂到如今，公司已经与海外零售商，国内进出口公司，全球采购商等建立了持久的供应关系，包括美国的沃尔玛，劳氏，西尔斯，今晨进出口有限公司，香港利丰集团等。市场领域涵盖了北美，智利，波兰，印度等国家。工厂去年以2000万美元的出口额成就了“烧烤炉出口大户”的地位。 （二）辉格面临的机遇 为了更好地发展壮大公司，辉格公司在奉化滨海开发区购置了将近60亩厂房，在莼湖镇翁岙，舒家两村设有协作工厂。同时，公司注重各部门人才的培养，从基层抓起，工厂的生产车间主任，厂长，业务经理，技术带头人都分别是从一线的工人，业务助理，技术员培养起来。另外，公司网罗人才，聘请有多年欧洲烤炉设计经验的人员挑起欧洲事业部，同时，配备了年轻而又有活力的外贸业务员，开展欧洲事业部工作。 （三）辉格面临的挑战 近年来我国的人工成本在逐步快速上升，国际汇率下跌，油价上升导致海运成本上升，欧洲债务危机，客户的购买力有所下降，对于生产型外贸企业而言，这无疑是一大挑战。 面对挑战，如何开发新型产品，如何合理调控成本成了辉格公司今年首要解决的核心问题。 二、生产型外贸企业的外贸单证业务管理 （一）关于在辉格的顶岗实习 上班的第一天，业务部经理给每一位单证员讲的是辉格公司的外贸流程，包括确定产品型号、下达订单、核准数量等环节。在将近一周的时候，外贸业务助理开始协助业务部长处理验货，制作报关文件，联系货代，安排货柜等事项，催收货物上船证明等。期间，要与工厂生产管理部门，国外客户，客户指定货代，预付货代等部门协调和沟通好，确保每一个订单都能顺利地出货。 当收到国外客户的银行水单时，外贸业务助理应该在水单上列明客户，客户所在国家，订单号码，核销单号等。其实，这就是向银行说明这笔货款的具体来由。随后，业务部就分配客户，让外贸新人跟单。 （二）辉格公司外贸单证业务的现状调查 根据外贸的不同环节，单证可以大致地分为报关文件、清关文件和佣金支付文件。至于报关文件，公司需要制作的单证主要是商业发票、装箱单、销售合同、报关单、报关委托书、申报要素和出口收汇核销单七件，缺一不可。商业发票是所有结汇单据的核心单据，是缮制报关单、产地证、报检单、投保单的依据。因此，商业发票的相关信息是和其他单据相关联的。它的金额和数量是和报关的货物总值，数量相一致的，不得有出入。同时，商业发票也体现出了产品的出货数量，总价值，便于公司、海关、银行备案核算。 同样地，装箱单的重量和数量也必须与报关单一致，不得有出入。装箱单是商业发票的补充，也是货运单据中一项重要单据。装箱单有利于工厂、货运代理、码头、海关和船公司的核查以及各相关单位的管理。另外，销售合同的金额和数量也要和商业发票、报关单和装箱单相一致。在准备报关文件时，要随时记录核销单号，以便收汇。清关文件就是进口国家向当地海关申请进口货物的凭证之一。作为出口方，只要把报关文件的商业发票和装箱单，货物上船证明（FCR），以及根据不同国家的要求，提供原产地证书等即可。佣金支付文件可以根据不同采购商的要求制作各异的佣金支付文件。以香港利丰采购商为例，公司要制作的佣金支付文件包括以下几件文件。形式发票，销售合同，佣金协议，客户账号信息。由于我国外汇严格管理，所以中国人民银行对每一笔支出的外汇也有明确的要求，其中佣金占销售额的比例不得超过5%。同时，中国人民银行对每一笔出口额都有备案。在出具佣金文件时，业务部应该核算佣金比例是否低于