工作邮件写作方法精选.pptVIP

百世品牌整合计划 工作邮件写作方法 参与者（收件人） 想清楚谁是参与人，需要发送给哪些人，抄送给哪些人（1）跨部门的一定要抄送给对方主管，当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管。（2）发送会议记录的时候，参会人员是收件人，应该参会而没有参会的人是抄送人。 （3）邮件审批人只能有一个，若需要多人审批（有职务的高低）按职务的高低由低到高的逐级审批（审批完成的人员在下一层级审批时由收件人转为抄送人）。 （4）不涉及邮件的人员千万不要发送或抄送，以免信息泄露或产生垃圾文件。 * 主题 一个邮件只能有一个主题，要表述简洁，具体到所针对的层面，以方便阅读。切记不要出现无主题或主题口语化、表达不清的情况。 * 附件 （1）不要忘传、错传（2）邮件正文中要写明附件的主要内容和发送目的，即：附件是什么，想让对方做什么。（3）附件若有修改，注明修改的地方（在哪里注明？）（4）附件是图片的，一定打包压缩后再上传，尽量减小其所占空间 * 正文 （1）称呼要正确：人名书写正确；称谓合理（如内部以职位或大家通用称谓来称呼，外部以先生女士相称）；称呼要包含所有收件人（多人可用大家、各位xx等来称呼）（2）表述需完整：再简单的内容也要完整表述，以免造成误解，影响执行效率和效果。（3）条理要分明：注意分段，一个要点占一个自然段，清晰直观（4）意见有反馈：对于他人提出的意见，在正文中要予以反馈和解决，不能仅是表示感谢（5）结尾要总结，再次明确需求，如是“请知悉”“请查收”“请审批”即可，还是要求有所反馈，如需确认或反馈，一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求等 （6）代表公司与外界通邮则官方正式，公司内部工作朋友间互通则亲切简明，团队建设时则可感性化一些。 * 正文 （7）一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情（方便双方日后整理）。如果你确实需要将内容都放进一封邮件，请考虑用数字标注你的要点，并且分行，分段落。（让你的观点更加明显，并且让收件人更加愿意逐条回答问题）； （8）不同内容部分用下划线等分开，做到模块清晰； （9）如果邮件很长，特别注意在一开头以独立段的形式写摘要； （10）加粗、加下划线、添加文字背景颜色等方法关键标题或者关键词句，让人可以快速扫描结构； （11）多用图形或表格替代文字 * 签名 应用标准格式，信息简洁完整，树立职业化形象 * 内容 邮件中的所有内容要保证：没有错字，且标点符号应用得体 紧急事件 紧急事件一定要直接用电话，不能使用邮件，避免延误的风险 转发 转发时应对原邮件的信息进行处理，写明自己的意图，方便对方接受到正确而有效的信息。 失误 发现发送有误时，及时补发一封邮件，说明补发原因，承认自身错误，并注明“以此为准”。 * * *