生产记录填写技巧.ppt

生產記錄填寫技巧 記錄的目的與宗旨 記錄的有用性 記錄的低風險性 記錄的清晰性 記錄的可追溯性 記錄的一致性及內在關聯性 什麼叫記錄的有用性 所做的記錄是否是工作的需要？ 所做的記錄對工作有些幫助？ 有沒有其它方法可以 去替代？ 這樣的記錄是否只你一個看，你的領導及上司是否知道？ 你的記錄是否有用，不是你一個人說了算，要經過你領導及上司的評估。 什麼是記錄的低風險性/清晰性 減少記錄中可能出現的敏感數據（如員工上班但不需要打卡的工作天或時間段；外發等）如果這些敏感數據一旦被客戶發現，會影響到公司的正常生產及運作。 所有在做記錄時儘量保證在不影響記錄的基本功能外，有些敏感數據可以模糊的，儘量模糊。正所謂是“記錄詳盡，禍患無窮”。 什麼是記錄的可追溯性 員工記錄在保證低風險性的情況下，應該做到記錄的可查性，並且保證在需要的情況下，可以快速準確地查找到想要的數據。 思考：那麼什麼樣的記錄查起來最快，最準確，風險性最小，且無誤？ 什麼是記錄的一致性及內在關聯性 公司各種記錄在各部門交轉流通（如一式三聯，一式兩聯，母記錄衍生的子記錄）必須保證這些記錄數據，發出時間，經辦人的一致性。 思考：我們有那些記錄是有關聯的？ 公司正式記錄的填寫與審核 填寫記錄的原則： 零缺陷、相互檢查、證實無誤 填寫人、經辦人的態度要求： 認真、細緻、在一切情況下，我們都可能犯錯、我的上級及上游部門是犯錯的一個根源、我不能跟著錯，別人的錯誤，我有責任發現，但改善的動作必須由他來做。 如何做好這些記錄1 部門單向記錄的做法： 實行首寫及審批負責制。員工填寫記錄時就應該清楚該記錄的日期，時間是否與自己的考勤或員工的考勤一致。具體做法是： 員工在填寫報表時，除需要填寫上相應的日期外，另必須在日期前填寫上星期幾，避免星期天的日期出現。 每本記錄的填寫均必須落實責任人，明確責任人的職責。 責任對該本記錄的填寫，保存、負責有直接責任。 如何做好這些記錄2 如果是星期天上班，而公司規定，本日上班不需要打卡，所有員工工資均以現金形式支付。那麼當天的所有報表日期不能出現該日的日期。必須寫前一天或，寫後天。 員工記錄是一個人完成的，必須指定相關人員工每周檢查一次.确保記錄与員工的考勤一致。 如果記錄是由幾個經手完成的，那麼次級完成人有責任對記錄的正確性作檢查。如果檢查有問題，應該立即交由上級記錄人進行改善。 如何做好這些記錄3 每月初（3-7日），各部門指定相關的負責對上月所有的記錄（包括自生記錄）與工卡作一次校對。發現不符合、不一致的現象，並及時進行糾正或銷毀。所有記錄之更改及銷毀均由記錄製作人在部門主管監督下完成。 每月初（10日-15日）公司審核小組會對各個部門上月所有記錄（包括自生記錄）進行一次內審，各部門主管給予配合。 對於經常出現問題記錄，審核小組會針對所出現的情況對記錄責任人進行教育，嚴重的追究責任人相關責任。 所有過去記錄，統一由部門主管保存於指定區域並上鎖，非工作需要，任何個人不得翻動記錄。 自生記錄存在的原則 各小組，各部門重新評估自生記錄的可行性，實用性，風險性進行評估。 所有自生記錄實行“公司統一發放，統一管理”，“嚴禁個人私自開發”，“可用可不用的，堅決不用”，“一旦使用，立即報告”，“常自查，常被查，常規範”的政策。 各部門主管營運部，對本部門所需的自生記錄進行重新評估，對不必要的記錄，可有可無的記錄實行當即銷毀。 對工作有實質性幫助的，給予保留。各部門主管統計本部門需要多少本記錄可以解決生產需要。由部門主管統一上報數量到營運部。 營運部統一購買記錄，並對發放到部門的記錄統一編號。各部門憑需要將記錄下發給相關人員。 該本記錄使用完後，將已經使用完的記錄上交至營運部統一保管，記錄負責人憑原記錄換取一本相應編號的新記錄。 如何做好自生記錄1 如何做好自生記錄2 統一自生記錄的記錄方式，保證自生記錄的一致性，規定性，低風險性。 建立自生記錄相互檢查制度，每一本記錄確立一名檢查人，保證每周檢查一次。 員工在書寫日期時，儘量在填寫日期後，加填上星期幾，保證不出現不打卡上班的日期出現。 所有這些記錄，必須由記錄保存於可上鎖的一處，不得隨意被人翻看。 一些敏感的數據一定要填寫的，必須盡可能地模糊化，達到記錄的可用的目的就行。 公司要求的做法 所有部門功能相同的自生記錄，要求記錄的方式一致。例如：星期天的日期一律寫成周六的日期。涉及到具體工作時間的如21：00，22：00，全部寫成9：00或10：00，將標準24小時制時間轉化成12小時制度。如果書寫本日加班多少人超時至晚上23：00 、00：30或01：30的，統一寫成本日有多少人超產2000、有多少人本日超產：3500…有多少人本是超產：4500