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致远协同办公系统价值解读 目录 第一部分 企业管理需求分析 3 1.1 协同 3 1.2 什么是协同办公系统 3 第二部分 企业管理需求分析 5 2.1 传统办公常见问题 5 2.2 协同办公系统对企业管理价值体现 7 企业管理需求分析 协同 协同：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式、过程和结果，协同工作是组织行为的基本执行模式和存在状态。 协同管理软件：对组织中“人、事件、资源”之间协同关系进行管理的软件，它是团队组织的协同工作平台和工具 什么是协同办公系统 应用方式一：关键流程----模板协同 组织中最关键的流程，我们会将其定为制度。这部分流程以刚性流程为主，其特征是有明确的表单填写要求、流程规则要求、角色和权限要求，重要的还会有审批周期和结果要求。对应刚性流程，系统中提供了模板协同的应用方式，将制度设置为协同模板，供有权限的人员调用，以降低制度执行过程的变形。 应用方式二：偶发流程----自建协同 组织协作中的大部分工作是偶发流程，我们无法将其固化形成制度，格式、流程、角色、权限、周期、结果都有太多的不确定性，需要大量的沟通与协调来完成。偶发流程对流程的柔性要求非常高，系统提供了自建协同的应用方式，发起人可以表达自己的协作诉求，提供已有资料，组织动态团队并做好分工，或者请求相应部门主管帮助协调资源，在执行过程中，可以采用多种方式变更流程，调整角色和分工，可以方便的与动态团队沟通意见，最终形成团队共识的结果完成协作 企业管理需求分析 传统办公常见问题 企业信息管理的是有效地搜集、获取和处理企业内外信息，最大限度地提高企业信息资源的质量、可用性和价值，并使各部分能够共享这些信息资源。企业应用先进的管理理论和方法规范，建立完善的规章制度，构建高效的。，标准、规范的企业信息资源库，使企业信息资源的获取、传递、处理、储存、控制建立在全面、系统、科学的基础之上，保证信息的完整、准确和及时” 员工的责任关系模糊不清，当出现问题时，部门或者员工之间经常会出现扯皮、推诿等现象。并且由于没有一个厘清员工责任关系的有效工具，导致同一个问题重复出现，为企业管理带来了巨大成本，并且从长远来说，影响了企业品牌度和客户对企业的忠诚度。 无法跟踪所下达任务执行的“过程”和“结果” 领导事务比较多，有时会容易忘事，顾此失彼，并且即使记得所下达的任务，但是无法跟踪该任务的进度和结果，导致领导经常不了解下属部门或者员工的工作情况。 公司颁布的制度和政策一直没有“规范化管理” 任何公司都不缺乏制度，但是缺乏的正是推动制度落地、规范化的一种刚性工具。比如：刚来的新员工，根本不知道财务的报销制度流程，当需要报销时，经常要咨询很多人，但最后还是一头雾水；纸质化的单据，经常会出现丢失现象，没有工具把单据审批痕迹保留下来，导致审批人或者单据提交人都无法跟踪单据的去向，尤其对于一些重要的合同、客户信息，使得很多重要的企业信息会从某些渠道泄露出去，对企业造成重大经济损失隐患。 不能快速“查阅和共享”企业内部重要的关键资料或者数据报表 很多重要的文档没有建立一个集中文档库，当员工需要查找某些文档资料时时，浑然不知从何下手，包括去哪里查找，问谁拿，耽误了工作进度。缺乏建立文档授权管理机制，导致很多重要文档给任意删改、移位，为员工对文档调用带来了很多信息误区。比如：在服务器共享了工艺文档，由于没有对文档操作权限进行授权，导致全部员工都可以对文档有编辑和删改操作，以致这份文档失真性大大提高。 人员不断增多，分支机构遍布范围广，使得“异地管理成本”越来越高 由于办公地点分布零散，日常协作沟通大多通过电话和传真等工具来进行信息互动，导致行政办公费用不断增多，比如长途电话费、传真费、打印费用、办公耗材费用等 信息孤岛问题凸显 企业信息分散在各种管理系统中，造成信息冗余，相关信息无法建立关联，数据更新无法同步。处于孤岛状态的信息只能在局部应用，不能实现整体效应。数据虽然无法关联，但业务的关联性是真实存在的，导致业务在部门间纵向流转时出现信息断档。 协同办公系统对企业管理价值体现 无论何时何地，都能“移动”办公，提升办公效率 突破时空界限，实现何时何地都能网络协同办公，随着移动门户的接入，使领导通过手机或者电脑上网，就能实时了解公司内部最新信息，查阅内部资料。随时查看审批请求 摒弃以往的单一传递方式，以实现沟通透明化、信息传递对称性为主旨，方便信息发起者以及各环节人员可以及时跟踪事件的执行进度和每个阶段的结果反馈，使得流程中各人员可事件执行进度进行相互监督管理。 实时跟踪事件的进度和结果，增强领导对企业的管控力度，提升执行力 所有下达的任务指令，都会全部推送到协同平台的“跟踪事项”区，领导点击任一跟踪事件，通过可视化流程图，可实时